|
Haaste Kömpelö kansiorakenne esti tiedon sujuvaa jakamista ja siten työn etenemistä koko organisaatiossa. Myös työtapoihin kaivattiin yhteisiä pelisääntöjä. |
Ratkaisu |
Lopputulos Kaikki on aina paikallaan ja säännöt samat kaikille. Yhteistyöskentely sujuu paikkariippumattomassa organisaatiossa nyt niin kuin pitääkin. |
Kasvavan yrityksen haasteena oli, että työtä tehtiin edelleen vanhojen pelisääntöjen mukaan, kukin hieman omalla tavallaan. Google Drivessä käytetty kansiorakenne oli kömpelö ja yhteistyöskentely takkusi. Käyttöoikeudet oli määritelty hieman miten sattuu.
Lisäksi Advancella ei ollut käytössään kokopäiväistä sisäistä it-tiimiä, joten perusta haluttiin valaa uudestaan asiantuntevan kumppanin kanssa.
Kutsuun vastasi Gapps.
Kasvavalle ja kansainvälistyvälle yritykselle Googlen työkalut ovat kriittisiä, jolloin niiden täytyy toimia ja niiden käyttö täytyy olla mahdollisimman sujuvaa.
Kun Advancella ollaan jatkuvasti “online”, niin myös tukea työkalujen käyttöön täytyy olla saatavilla. Projektin myötä Advancella onkin nyt käytössään yksi henkilö, joka vastaa sisäisesti Google Workspace -kokonaisuudesta.
“Gappsin työn tuloksena meillä on entistä fiksumpi tiedostonhallinta niin sisäisesti kuin ulkoisesti. Tiedon jakaminen ja uusien työntekijöiden perehdyttäminen on nyt nopeaa ja vaivatonta. Tulevaisuudessa pyrimme lisäksi saamaan sisäisen manuaalisen admintyön mahdollisimman pieneksi. Siten voimme keskittyä entistä paremmin siihen, missä olemme hyviä: asiakkaidemme kasvun mahdollistamiseen”,
kertoo Advancen COO Hanna Harjula.
Advance kehottaa kaikkia asiantuntijaorganisaatioita keskittymään siihen, missä he ovat parhaimmillaan. Kaikkeen muuhun on saatavilla juuri siihen asiaan erikoistunut ammattilainen.
“Gappsin osaajat ovat kokeneita konkareita, jotka osaavat myös kuunnella asiakasta. Yhteistyö heidän kanssaan oli alusta alkaen sujuvaa ja miellyttävää”, Harjula summaa.