EasyPark ja PARK NOW tarvitsivat uusia työskentelytapoja | Gapps

Yhteistyö lyhyesti

Tavoitteemme: saada aikaan pysyvä muutos kehittämällä työskentelytapoja, eikä keskittyä pelkästään teknologian avulla.

Lähtötilanne: henkilöstön yhdistäminen toimimaan yhtenä yrityksenä

Kun EasyPark osti PARK NOW’n, siitä tuli Euroopan eniten käytetty pysäköintisovellus. Yrityksen koko lähes kaksinkertaistui yhdessä yössä.

Kahden yrityskulttuurin yhdistäminen on aina haasteellista, etenkin kun työskentelytavat eroavat toisistaan. Tässä tapauksessa yritykset työskentelivät täysin erilaisilla yhteistyöalustoilla: EasyPark käytti Google Workspacea ja PARK NOW’n käytössä oli Microsoft 365. 

EasyPark halusi, että kaikki työntekijät työskentelevät yhtenä yrityksenä. Koska kummallakin yrityksellä oli hyvin toimivia prosesseja, ei ollut järkevää yrittää sovittaa ostettua yritystä olemassa olevaan muottiin. Työtavat päätettiin määritellä uudelleen kaikkien työntekijöiden tukemiseksi. Tähän tarvittiin kokenut kumppani, Gapps.

Kyse ei ole pelkästään teknologiasta, vaan ihmisten ja kulttuurien yhdistämisestä. Päätavoitteenamme oli pystyä työskentelemään yhdessä, tehdä asioita yhden brändin alla, ja pystyä tekemään työtä keskenämme eikä kahtena erillisenä yksikkönä.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark

Menestyksen avaimet: huolellinen taustatyö, aktiivinen johtajuus, työntekijöiden kouluttaminen ja tekninen toteutus

Työn muutoksessa ei ole kyse pelkästään oikeista teknisistä elementeistä, vaan siihen liittyvät myös ihmiset ja heidän työskentelytapansa. Siksi emme koskaan aloita projektia valitsemalla teknologian ja keskittymällä pelkästään siihen. EasyParkin kohdalla prosessimme näytti seuraavalta. 👇

Esitutkimus parhaan ratkaisun määrittämiseksi

• Lähdimme liikkeelle yhdessä siitä olettamuksesta, että ei ollut mitään olettamuksia. Emme halunneet valita työkaluja, ennen kuin ymmärsimme kokonaiskuvan.
• Esitutkimuksen avulla halusimme ymmärtää yhdistymisen tavoitteet: Miksi EasyPark hankki PARK NOW’n? Millaisesta alasta ja markkinasta on kyse? Millainen on yritysten kulttuuri, ja miten ne työskentelevät?
• Vasta, kun meillä oli nämä tiedot, pystyimme valitsemaan yhteistyön hallintaan sopivan työkalun, joka tukee parhaiten työntekijöitä ja liiketoimintaa.  Loppujen lopuksi fiksuin valinta oli Google Workspace.

Muutosjohtaminen auttaa ihmisiä hyväksymään muutokset

• Muutos voi pelottaa, joten muutosjohtamisella on iso rooli, kun päivittäisiä työkaluja ja prosesseja muutetaan.
• Teimme paljon analyysejä ja taustatyötä: keskustelimme keskeisten sidosryhmien ja työntekijöiden kanssa ja määritimme keskeiset käyttäjät ja oppimispolut. 
• Viestintä on tärkeää: kerroimme yhdessä EasyParkin kanssa, mitä tapahtuu ja mitä työntekijöiltä odotetaan. Tilannepäivityksiä jaettiin Slackissa ja kuukausittaisissa liiketoimintatiedotteissa. Kysymyksiä varten loimme avoimia Slack-kanavia.
• Projektin viesti oli sidottu koko yhdistymisen viestiin: Yksi EasyPark. Google Workspacen avulla tämä tavoite oli saavutettavissa, ja siten siitä tuli yhdistymisen onnistumisen avain. Kaikki ymmärsivät yhdistymisen arvon.

Työntekijöiden koulutuksella varmistettiin, että uusiin työkaluihin ja prosesseihin sopeuduttiin helposti

• EasyParkin lähestymistapa oli todella avoin ja yhteistyötä painottava, kun taas PARK NOW’lla oli tiukemmat käytännöt esim. tiedostojen jakamisen osalta. Näytimme, että samantasoinen tietoturva- ja vaatimustenmukaisuustaso voidaan saavuttaa avoimesta lähestymistavasta huolimatta.
• Loimme työntekijöiden tarpeisiin mukautetun koulutuskalenterin, johon sisältyi sekä pakollisia että vapaaehtoisia koulutuksia. Niiden avulla työntekijät pystyivät kehittämään taitojaan uusien työkalujen parissa. Koulutukset olivat avoimia kaikille PARK NOW’n ja EasyParkin työntekijöille.

Google Workspacen ominaisuudet muuttuvat todella nopeasti. Voit oppia uutta, vaikka olisit käyttänyt niitä vuosia. Niin kävi minullekin.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark 

Huolellinen tekninen toteutus

• Tietojen siirto M365:stä Google Workspaceen oli tärkeää hoitaa oikein. Halusimme varmistaa, ettei työnteko keskeydy ja että kaikki liiketoiminnalle tärkeät tiedot pysyvät vahingoittumattomina. Tarkistimme jokaisen tiedoston.
• Tietoturvan taso oli yrityksissä erilainen: PARK NOW’lla oli ISO-sertifiointi, EasyParkilla ei. Varmistimme, ettemme menetä olemassa olevia sertifiointeja ja niiden tuomia hyötyjä liiketoiminnalle.
• Käyttöönotto tehtiin asteittain. Ensin ydin-IT ja sitten alkuvaiheen käyttöönottajat eli ryhmä, joka aloitti uusien työkalujen käytön pari viikkoa ennen muita. Näin validoimme työn sujuvuuden ja sen, että työntekijät ymmärsivät prosessit ja työkalut. Ennen koko yrityksen laajuista käyttöönottoa merkitsimme alkuvaiheen käyttöönottajat kokeneiksi käyttäjiksi. Näin heistä tuli sisäisiä lähettiläitä, joka pystyivät tarvittaessa tukemaan kollegoitaan.

Meillä voi olla trendikkäin teknologia, ja voimme tehdä upeita teknisiä siirtymiä, mutta niistä ei ole mitään hyötyä, jos työntekijät eivät osaa käyttää työkaluja tai pelkäävät niiden käyttöä. Siksi muutosjohtaminen oli minulle tärkein asia. Gapps auttoi meitä muutoksessa ja työntekijöiden kouluttamisessa. He käsittelivät matkan aikana ilmenneet kysymykset taitavasti ja varmistivat, että ihmiset hyväksyvät tämän muutoksen.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark 

Lopputulos: avoin yrityskulttuuri ja tehokkaat työskentelytavat 

Nyt koko yritys työskentelee yhdessä ja työntekijät kykenevät sujuvaan yhteistyöhön. Kaikilla on samat työkalut ja pääsy tarvittaviin resursseihin. Pienet asiat merkitsevät todella paljon – esimerkiksi nyt työntekijät näkevät toistensa kalenterit.

Myös eniten epäilleet ovat lopputulokseen tyytyväisiä. Nekin työntekijät, joilla on pitkä Microsoft-historia, ovat ylistäneet EasyParkin IT-osastoa ja Gappsia hyvin toteutetusta projektista. Epäröinnit ja pelot on mahdollista kääntää voitoksi.

Uudet prosessit, tekniset asetukset ja koulutus ovat mahdollistaneet tehokkaan työskentelyn, ja uusi yrityskulttuuri perustuu avoimuudelle. Kaikki tiedostot ja kansiot ovat oletuksena avoimia kaikille työntekijöille, mutta tarvittaessa tiedot voidaan edelleen piilottaa.

EasyParkilla on nyt askelmerkit mahdollisia tulevia yhdistymisiä varten, sillä prosessi on helppo toistaa jatkossa myös mahdollisten uusien yritysostojen kohdalla.

Työskentely Gappsin kanssa on todella hauskaa, ja tämä vuosi osoitti meille sen, että he tietävät, mitä tekevät. Gappsilaiset ovat todella päteviä ja ystävällisiä, ja luottamus syntyi melko nopeasti. Toisten kumppaneiden kanssa minulla on tarve tarkistaa, missä mennään, mutta Gappsin kanssa en kokenut tätä tarvetta. Tiedän, että he ottavat yhteyttä, jos tarvitsevat neuvoja tai jos heillä on kysyttävää, joten minun ei tarvinnut vahtia heitä. Jos meidän tarvitsee joskus toteuttaa toinen iso yhdistyminen, ottaisimme Gappsin jälleen kumppaniksi.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark 

Google Cloudin Work Transformation – SMB Specialization -sertifikaatti on tunnustus asiantuntijuudestamme

Olemme muuttaneet digitaalisia toimintaympäristöjä Googlen teknologioiden avulla vuodesta 2010 alkaen, ja meillä on takana yli 1 000 erilaista muutosprojektia EasyParkin kaltaisten edelläkävijöiden kanssa. Todisteena gappsilaisten perusteellisesta asiantuntijuudesta olemme saaneet Googlelta tämän tunnustuksen: 

Specialization-sertifikaatin saaneilla kumppaneilla on vakiintunut Google Cloud -palvelukäytäntö ja todennettuja menestyksekkäitä asiakkuuksia, ja heidät on tarkastanut ulkopuolinen arvioija. Nämä kumppanit ovat ottaneet Google Workspacen menestyksekkäästi käyttöön pk-yrityksissä. Käyttöönottoon sisältyvät hallinnan perustaminen, tekninen toteutus, ihmisten kouluttaminen ja tuen palvelut.

Tavoitteenamme on saada aikaan muutos kehittämällä työskentelytapoja, ei pelkästään teknologian avulla.

Olemme jo puhuneet yhteistyön jatkamisesta Gappsin kanssa: He tuntevat Googlen, jonka täyttä potentiaalia me emme vielä hyödynnä. Haluaisimme heidän apuaan korkean tason strategian kanssa, jotta tiedämme, mihin suuntaan meidän tulisi mennä. Jos meidän täytyy tehdä jotain edistyksellisempää, on mukana hyvä olla kumppani, jonka kanssa ideoita voi pallotella.

Daniel Thor, Head of Internal IT, Easypark