Sähköiseen taloushallintoon keskittyvä Tilitoimisto EMU Oy otti Googlen pilvipalvelut käyttöönsä Gappsin avustuksella syksyllä 2012. Koska EMU on perustamisestaan lähtien panostanut pilvipalveluihin, oli siirtymä Googlen pilveen luonteva ratkaisu. Muutos houkutteli helppoudellaan, sillä osa Google Workspacen toimistosovelluksista oli entuudestaan tuttuja. Drive, Docs ja Sheets olivat tulleet monille tutuiksi yksityiskäytössä.
Aivan purematta EMU ei uuteen IT-ympäristöön siirtymistä niellyt, sillä tietoturva on tilitoimiston toiminnassa äärimmäisen tärkeää. Haluttiin olla varmoja, että kaikki tiedot olisivat täydellisen turvassa, eikä Googlella olisi oikeuksia EMU:n Driveen ladattuun tietoon. Turvallisuusasioiden selvityksen jälkeen Google Workspaceen siirtymiselle ei nähty mitään estettä, ja oli aika etsiä muutokseen sopiva asiantuntijakumppani.
Gappsin selkeä etu muihin IT-konsulttitaloihin nähden on sen lyömätön asiantuntemus nimenomaan Google Cloud -tuoteperheen palveluista. Siksi Gappsin asiantuntijapalveluista on aidosti suuri apu IT-muutoksen toteuttamisessa sekä loppukäyttäjien kouluttamisessa. Koska Googlen ratkaisuista oli jo vakuututtu, oli Gapps luonteva valinta muutoksen ajuriksi.
Turvallisuusasioita selvitellessä Gappsin asiantuntijat osasivat kertoa, että mitään tietoa ei käytetä mihinkään, eikä tietoja luovuteta eteenpäin ilman oikeuden määräystä. Itse asiassa Googlen avulla pienikin yritys saa enemmän ja edullisemmin kovan luokan tietoturvaa, kuin omin avuin. EMU päätti käyttää kirjautumisen yhteydessä Googlen tarjoamaa kahden vaiheen vahvistusta. Salasanan ja tunnuksen syöttämisen lisäksi sisäänkirjautuminen vaatii vielä varmennuskoodin, jonka Google lähettää käyttäjälle tekstiviestitse.
Keskeisenä valintaperusteena Google Workspacen valinnalle oli myös kalenterisynkronoinnin toimivuus. Työntekoa helpottaa merkittävästi, kun kaikki toimii hyvin yhteen.
Meille oli päivänselvää, että Googlen pilvipalvelut ovat meille ja asiakkaillemme turvallisempi ratkaisu kuin oma palvelinsali.
Samuli Saviala, Toimitusjohtaja, Tilitoimisto EMU
Edullisuutensa vuoksi Googlen toimistosovellukset sopivat pienelle ja kasvavalle yritykselle äärimmäisen hyvin. Lisenssi- ja tukikulujen lisäksi kustannuksia ei ole, sillä uusimmat ominaisuudet saa aina käyttöön ilman työläitä ja hintavia järjestelmäpäivityksiä. EMU:n tapauksessa pelkästään vanhasta pikaviestisovelluksesta luopuminen ja Googlen vastaaviin siirtyminen maksoi lisenssikustannuksissa itsensä takaisin, muista lukuisista järjestelmälisensseistä puhumattakaan.
Drive on yhteistyöskentelyn kannalta unelma; dokumenttien yhteiskäyttö on helpompaa kuin koskaan. Kaikki pelaa yhteen.
Tilitoimiston tositteiden manuaaliselle läpikäymiselle saatiin Driven ansiosta vihdoin älykäs vaihtoehto: Driven tiedostojenhallinnassa pääsee käyttämään maailman parasta hakukonetta, joka osaa lukea myös pdf- ja kuvatiedostojen tekstejä. “Suunnittelemme tiedostojen siirtämistä Google Driveen enenevässä määrin, ja etsimme jatkuvasti uusia ratkaisuja, joilla asiakkaamme voivat toimittaa aineistot meille helposti Drivea käyttäen”, Saviala kertoo.
Parasta on se, kun kokonaisuus toimii.
Parasta Googlen pilvessä on EMU:n tiimiläisten mukaan yksinkertaisesti se, että homma toimii, ja siirtymä uuteen ratkaisuun hoitui helposti. Lisäsäästöjä on saatu myös työnteon tehostumisesta, kun mutkattomasti toimiva chat-sovellus ja kalenteri jouhevoittavat työntekoa. Savialan viesti kaikille Google Cloudia harkitseville onkin hyvin yksiselitteinen: Luopukaa palvelinhirviöistänne ja lähtekää mukaan pilviseikkailuun. Se vapauttaa.
Saviala suosittelee myös Gappsin tarjoamia koulutuksia uuden it-viestintäjärjestelmän käyttöön, sillä niistä on apua omaan tietotyöhön ja sen hallintaan. EMU:lta vinkataankin:
Aikomuksena on tilata Gappsilta lisäkoulutusta, sillä työkaluista halutaan saada kaikki teho irti.