Modernissa hybridimaailmassa työskennellään yhä monimutkaisemmassa ympäristössä; työtä tehdään useilla eri päätelaitteilla, monipaikkaisesti, useiden organisaation ulkopuolisten tahojen kanssa ja usein myös käsitellään organisaatiolle tärkeää tai kriittistä tietoa. Monimutkainen toimintaympäristö lisää erilaisten tietoturvauhkien riskejä. Google Workspace on tehokas ja turvallinen toimintaympäristö työntekoon (Digital Workplace), joka on suunniteltu taklaamaan näitä haasteita sisäänrakennettujen Zero Trust ‑ominaisuuksien avulla. GWS-ympäristösi on siis vakiona turvallinen - mutta siinä mihin tekninen turva päättyy alkaa ihmisen mahdollistamat haavoittuvuudet ja riskit. Teknologian ja käyttäjien turvallisuustietoisuuden tulee kulkea käsi kädessä.
Tietoturvariskien hallinta ei siis ole pelkkä tekninen projekti, joka saatiin valmiiksi tai edes prosessi, joka valvoo valittujen ohjelmistojen tietoturvallisia määrityksiä tai järjestelmäliitoksia. Kyseessä on jatkuvan seurannan ja kehittämisen malli, jossa oleellista on miten organisaatio paitsi suojelee ja hallinnoi pääsyä tietoonsa, myös varmistaa liiketoiminnalle kriittisten toimintojen jatkuvuuden yllättävän hyökkäyksen tapahtuessa.
Miten siis taata Google Workspacen tietoturvallinen käyttö? Tässä artikkelissa Gappsin asiantuntija jakaa vinkkejä Google Workspacen turvalliseen käyttöön. Käsittelemme mm. näitä aiheita:
Tietoturvariskien arvioiminen osana liiketoimintariskien hallintaa auttaa organisaatioita suojelemaan resurssejaan ja varmistamaan liiketoiminnan jatkuvuuden. Onhan teillä nämä keskeiset tehokkaan tietoturvastrategian elementit kuvattuna ja hallittuna?
📑 Lue lisää tietoturvauhkista täältä >
Ennen kuin syvennymme tarkemmin Google Workspacen tietoturvan kehittämiseen, on hyvä palauttaa mieleen, miten turvallinen sen infrastruktuuri ja pilviarkkitehtuuri on jo lähtökohtaisesti. Google Workspace -ympäristö on suunniteltu alan parhaiden käytäntöjen mukaisesti ja se täyttää tiukat tietosuoja- ja tietoturvastandardit.
Vaikka Google Workspace tarjoaa vahvan perustan tietoturvalle, täydellistä suojaa ei ole olemassa. Organisaatioiden on tärkeää ottaa käyttöön lisätoimenpiteitä, kuten selkeä tietoturvapolitiikka ja -prosessit, säännöllinen tietoturvakoulutus ja tietoisuuden lisääminen henkilöstölle sekä tarvittaessa lisäratkaisuja riskien minimoimiseksi.
📑 Lue lisää yleisimmistä Google Workspacen tietoturvariskeistä blogistamme >
Google Workspacen tarjoamat työkalut ja tietoturvaominaisuudet ovat kehittyneitä, mutta organisaatioiden kohtaamat riskit liittyvät useimmiten käyttäjiin ja heidän laitteisiinsa. Tietojenkalastelu, heikot salasanat ja luvaton pääsy ovat tyypillisiä uhkia, jotka kohdistuvat suoraan loppukäyttäjiin. Vaikka GWS:n teknologia on vahva, se ei yksin riitä, vaan käyttäjien osaaminen ja huolellisuus ovat ratkaisevassa roolissa.
Organisaation tietoturva voi vaarantua myös sisäisten uhkien kautta, joissa työntekijä voi esimerkiksi vahingossa tai jopa tarkoituksellisesti jakaa arkaluontoista tietoa. Käyttäjien kyky toimia tietoturvaohjeiden mukaisesti on siis ratkaisevaa. Esimerkiksi heikot salasanat tai monivaiheisen tunnistautumisen puuttuminen altistavat käyttäjät tietomurroille.
Monivaiheinen tunnistautuminen (Two-Factor Authentication, 2FA) on yksi tehokkaimmista keinoista suojata käyttäjätilit luvattomalta pääsyltä. Google Workspace tukee useita 2FA-menetelmiä, kuten tekstiviestivahvistuksia, mobiilisovellusten kautta tehtäviä varmistuksia ja suojausavaimia. Vahvojen salasanojen yhdistäminen monivaiheiseen tunnistautumiseen tarjoaa tehokkaan suojan.
Identiteetinhallinta on myös olennainen osa tietoturvariskien hallintaa. Organisaatioiden on määriteltävä, miten käyttäjätunnukset ja -roolit hallitaan ja miten tiedot virtaavat järjestelmien välillä. Ns. master data, kuten henkilöstöhallinnan järjestelmistä saatu tieto, on synkronoitava identiteetinhallintajärjestelmän kanssa. Tällöin voidaan hallita käyttöoikeuksia tehokkaasti ja varmistaa, että käyttäjät pääsevät vain heille tarkoitettuihin tietoihin.
Käyttöoikeuksien hallinta on tärkeä osa Google Workspacen tietoturvaa. Google Admin -konsolin avulla organisaatiot voivat tarkasti hallinnoida, kenellä on pääsy mihinkin tietoon ja järjestelmään. Käyttöoikeudet kannattaa määrittää roolipohjaisesti, mikä varmistaa, että jokainen työntekijä pääsee käsiksi vain niihin tietoihin ja työkaluihin, jotka ovat hänen työnsä kannalta välttämättömiä.
Tiedostojen tietoturvallinen jakaminen on yksi keskeisimmistä tietoturvatoimista, sillä jaetut tiedot voivat joutua vääriin käsiin, jos niitä ei suojata asianmukaisesti. Google Workspacessa tiedostoja voidaan jakaa turvallisesti muun muassa hallitsemalla käyttöoikeuksia ja määrittämällä linkkien voimassaoloajat Google Driven kautta. Voit myös estää tiedostojen lataamisen, muokkaamisen tai uudelleen jakamisen, mikä auttaa estämään tietojen leviämisen laajemmalle kuin on tarkoitettu.
DLP (Data Loss Prevention) -työkalut auttavat estämään arkaluontoisten tietojen, kuten henkilötietojen tai taloudellisten tietojen, vuotamista organisaation ulkopuolelle. Google Workspace tarjoaa DLP-säännöt, jotka tarkistavat saapuvia ja lähteviä sähköposteja ja tiedostoja, ja estävät säännöissä määritettyjen tietojen jakamisen ulkopuolisille.
Salattujen sähköpostien käyttö on tarpeen erityisesti silloin, kun jaetaan arkaluonteista tietoa. Sähköposti liikkuu salattujen yhteyksien yli, mutta vastaanottajan on kuitenkin mahdollista siirtää viestiä edelleen, mikä voi vaarantaa sen turvallisuuden. Erityisesti arkaluontoisten tietojen, kuten verokorttien, lähettämisessä kannattaa liitteenä lähettämisen sijasta harkita Google Drivesta jaettavan linkin käyttöä. Tämä mahdollistaa tarkemman pääsynhallinnan ja mahdollistaa pääsyn rajaamisen myös ajallisesti.
Varmista Google Workspace -ympäristösi turvallisuus, jotta tärkeät tiedot eivät päädy vääriin käsiin. Me Gappsilla autamme siinä, että tietoturva-asetuksesi ovat aina ajan tasalla ja että vain asiaankuuluvilla henkilöillä on pääsy tietoihinne.
Päätelaitteiden hallinta on kriittinen osa tietoturvaa, erityisesti silloin, kun organisaatiot sallivat töiden tekemisen omilla laitteilla. Tunnukset, joilla laitteet otetaan käyttöön (esimerkiksi käyttäjän omat Gmail- tai iCloud-tilit), voivat aiheuttaa merkittäviä tietoturvariskejä, jos laitteelle jää hallitsematonta dataa. Jos työntekijä lähtee yrityksestä, laitteen pääsy yrityksen tietoihin tulee ensinnäkin voida lopettaa, mutta myös laitteella olevat kopiot tiedoista tulee voida poistaa. Jos laitteet eivät ole organisaation hallinnassa, tämä ei ole mahdollista.
Google Workspace tarjoaa integroidun laitehallinnan, jonka avulla IT-henkilöstö voi valvoa ja hallita laitteita. Hallintatyökaluilla voidaan muun muassa lukita laite, poistaa sen tiedot tai rajoittaa tiettyjen sovellusten käyttöä. Vanhentuneiden laitteiden ja ohjelmistojen käyttäminen lisää riskiä, joten tietoturvan kannalta on järkevää rajoittaa Drive for Desktopin käyttö vain tietyille laitteille ja käyttäjäryhmille.
Etätyön turvallisuuden merkitys on kasvanut viime vuosina. Laitteiden suojaaminen, VPN-yhteyksien käyttö ja tietoturvakäytäntöjen noudattaminen ovat tässä olennaisen tärkeitä. Google Workspace auttaa hallitsemaan työntekijöiden pääsyä työkaluihin sijainnista riippumatta ja varmistaa turvalliset yhteydet pilvipalveluihin.
Pilvimaailmassa löyhemmät käytännöt ovat kuitenkin yleisiä; aikaisemmin oli selvää, että työntekijöiden tuli käyttää vain yrityksen laitteita ja verkkoja. Nykyisin, kun etätyöskentely on yleistynyt, on tärkeää varmistaa, että organisaatiot ylläpitävät tiukkoja käytäntöjä ja valvontakäytäntöjä. Käyttäjien laitteet muodostavat merkittävän riskin, etenkin jos niillä käsitellään kriittistä dataa. Haavoittuvuusalueen pienentäminen on keskeinen tavoite, joka voidaan saavuttaa kontrolloimalla, millä laitteilla arkaluontoista tietoa käsitellään. Esimerkiksi Google Driven käyttäminen puuttellisen tietoturvan laitteella voi altistaa koko järjestelmän tietomurroille.
Ulkoiset sovellukset voivat aiheuttaa merkittäviä tietoturvariskejä, erityisesti jos Google Workspace -tunnuksia käytetään myös ulkoisissa sovelluksissa, kuten Slackissa. Slack-tunnuksen murrettaessa voi hyökkääjä saada pääsyn myös esimerkiksi Googlen kalenteriin ja Drivessa säilytettyihin tiedostoihin. On suositeltavaa, että organisaatiot rajoittavat selainten ja sovellusten käyttöä siten, että vain yrityksen hallinnoimat laitteet ja selaimet voivat käyttää kriittistä dataa. Google Chrome tarjoaa hyvät hallintatyökalut, mutta jos samaa laitetta käytetään muilla selaimilla tai yksityisiin tarkoituksiin, riski kasvaa.
Varjo IT (Shadow IT) viittaa organisaation ulkopuolella tapahtuvaan teknologian käyttöön, joka ei ole IT-osaston tai tietoturvavastaavien hallinnassa. Tämä tarkoittaa sovelluksia, laitteita tai palveluita, joita työntekijät käyttävät tietoturvapolitiikan vastaisesti. Tällaisia voivat olla esimerkiksi WhatsAppin, Dropboxin tai muiden pilvipalveluiden käyttö yrityksen virallisten järjestelmien sijaan. Varjo IT voi muodostaa vakavan tietoturvariskin, koska sen avulla arkaluontoista dataa voi päätyä epäluotettaviin järjestelmiin. Lisäksi organisaatio menettää näkyvyyden ja kontrollin siitä, miten tietoa käsitellään ja missä se säilytetään. Tämän vuoksi varjo IT:n ehkäiseminen tulisi olla tärkeä osa organisaation tietoturvastrategiaa – ja se voidaan saavuttaa selkeällä viestinnällä, työntekijöiden koulutuksella sekä tiukoilla teknisillä valvontamekanismeilla.
Organisaatioilla on velvollisuus tarkistaa ja varmistaa tietojen luotettavuus ja saatavuus. Varmistukset on toteutettava säännöllisesti, jotta voidaan estää tahattomat tai tahalliset muutokset. Vaikka Google Workspace tarjoaa vakiona varmuuskopioita, tulisi organisaatioiden harkita myös kolmannen osapuolen varmistusratkaisuja varmistaakseen, että tiedot ovat palautettavissa kaikissa tilanteissa.
Google Vault tarjoaa tehokkaan ratkaisun varmuuskopiointiin ja eDiscovery-toimintoihin. Vault mahdollistaa sähköpostien, dokumenttien ja muiden Google Workspace -tietojen säilyttämisen ja palauttamisen, määrittämällä erilaisia säilytyskäytäntöjä. Voit määrittää tiedostojen säilyvän esimerkiksi 3kk, jonka jälkeen ne poistuvat automaattisesti. Google Vault varmistaa, ettei tärkeitä tietoja katoa, vaikka käyttäjä olisi vahingossa poistanut niitä ja että GDPR-pyyntöihin voidaan vastata.
Usein käytetään myös kolmannen osapuolen varmistusratkaisuja, jotka täydentävät Google Vaultin tarjoamia toimintoja. Näiden ratkaisujen avulla voidaan luoda vielä kattavampia varmuuskopiointistrategioita, joissa otetaan huomioon organisaation erityistarpeet.
Näin Druva suojaa datanne ja auttaa organisaatiotasi palautumaan tietoturvahaasteista
Jatkuva tietoturvan valvonta on kriittinen osa tietoturvariskien hallintaa. Organisaatioiden on seurattava jatkuvasti, mitä niiden järjestelmissä tapahtuu. Tämä sisältää muun muassa käyttäjien aktiviteettien seurannan, tiedostojen latausten valvonnan ja automaattisen hälytysjärjestelmän käyttöönoton epäilyttävien toimintojen havaitsemiseksi. Selkeä viestintä ja käytäntöjen tiedottaminen ovat elintärkeitä, jotta työntekijät ymmärtävät valvonnan merkityksen.
Jatkuva tietoturvapäivitysten seuraaminen on tärkeää, sillä tietoturvauhat kehittyvät jatkuvasti. Google Workspace toimittaa automaattiset tietoturvapäivitykset, mikä varmistaa, että järjestelmä on aina suojattu uusimpia haavoittuvuuksia vastaan. IT-henkilöstön tulee kuitenkin valvoa, että kaikki päätelaitteet ja ohjelmistot päivitetään säännöllisesti.
Google Workspace tarjoaa kaksi päivitysmallia: "Rapid Release", jossa ominaisuudet tulevat käyttöön heti, ja "Scheduled Release", jossa organisaatio voi testata muutokset ennen niiden käyttöönottoa. Usein yritykset eivät kiinnitä riittävästi huomiota päivityksiin, vaikka niiden tulisi olla olennainen osa tietoturvastrategiaa ja päivitysten tulisi aina olla ajastettuja.
Kuulostaako jatkuva monitorointi ja tietoturvan hallinta työläältä? Ei hätää, voit unohtaa stressin antamalla meidän hallinnoida tietoturvaa puolestanne. Tutustu jatkuviin palveluihimme täältä! >
Organisaatioiden on oltava aktiivisia viestinnässään ja varmistettava, että kaikki tietoturvaan liittyvät käytännöt ja prosessit ovat selkeitä ja että koko henkilöstö ymmärtää ne. Tietämättömyys ei vapauta vastuusta, joten säännöllinen koulutus, kannustimet ja selkeät prosessit ovat tärkeitä keinoja parantaa tietoturvaa organisaatioissa. Koulutuksia tulee järjestää säännöllisesti ja niissä kannattaa nostaa esiin käytännön esimerkkejä ja harjoituksia.
Tietojenkalastelu on yhä yleinen ja kasvava uhka. Koska hyökkäykset ovat yhä taitavampia ja kohdennetumpia, on henkilöstön ohjeistaminen erityisen tärkeää. Tarkat ja tiukat sisäiset käytännöt, kuten rahan siirtojen tai arkaluontoisten tietojen käsittelyn rajoittaminen ilman erillisiä varmistuksia, voi olla tarpeen ottaa käyttöön. Organisaatiosi ei kuitenkaan tarvitse yksin huolehtia henkilöstön osaamisesta. Me Gappsilla autamme Google Workspaceen littyvissä koulutuksissa. Huolehdimme puolestasi siitä, että työntekijäsi käyttävät Google Workspacen tarjoamia työkaluja johdonmukaisesti, jotta työstä tulee sujuvaa, ja tietoturvaviestinä pysyy tehokkaana ja toimivana.
📑 Lue lisää Google Workspace tietoturvasta työntekijöille blogistamme: Google Workspace security for employees >
Me Gappsilla hoidamme kaiken lisensseistä koulutukseen puolestasi, jotta voit keskittyä olennaiseen. Jatkuva tukemme ja asiantuntijoidemme neuvot takaavat sen, että käytät Google Workspacea niin fiksusti, tehokkaasti ja niin turvallisesti kuin mahdollista.
Suosittelemme aloittamaan kattavalla tietoturva-arvioinnilla, jolla varmistat Google Workspace -ympäristösi tietoturvan. Google Workspace Security Assessment antaa sinulle strategisen yleiskatsauksen ja selkeän kehityspolun tietoturvan parantamiseksi. Sinä päätät, kuinka suosituksia hyödynnetään ja miten edetään.
Tutustu Google Workspace palveluihimme täältä! >