Tutustu, kuinka Geminin tuottavuustyökalut voivat mullistaa Google Workspace -käyttökokemuksesi ja tehostaa työskentelyäsi huomattavasti.

Mikä on Gemini for Google Workspace?

Gemini on Googlen tekoälyavustaja, joka toimii suoraan Gmailissa, Docsissa, Sheetsissä ja muissa tutuissa Googlen palveluissa ja noudattaa yritystason tietoturva- ja suojausvaatimuksia. Gemini tekee tekoälystä entistä helpommin lähestyttävän ja käytettävän organisaation jokaisella tasolla.

Miten Geminin käyttö voi tehdä työskentelystä tehokkaampaa? 

Gemini on tehokas työkalu, joka voi merkittävästi parantaa työn tehokkuutta ja laatua, mutta sen käyttöönotto vaatii suunnitelmallisuutta ja tukea. Työkalu itsessään on intuitiivinen ja se on tuotu tuttujen työkalujen sisään, mutta arjessa projektien työtehtävien ja deadlinejen keskellä on uuden työskentelytavan omaksuminen ilman muutostukea paljon vaadittu. Eihän kokkikaan suunnittele uutta menua tuntemattomista raaka-aineista, kun ravintola on täynnä asiakkaita. 

Uuden työkalun käyttöönotto tulee suunnitella ja aikatauluttaa niin, että se tuo asteittain lisää tehokkuutta ja parantaa työn laatua. Tämä vaatii käyttäjiltä halun ja valmiuden oppia uutta. On tärkeää suunnitella, miten käyttöönotto ja koulutus voidaan toteuttaa mahdollisimman tehokkaasti ja saavuttaa halutut, erityisesti mitattavat hyödyt, mahdollisimman nopeasti.

Käyttöönotto tulee olla tuettu, ja käyttäjillä pitää olla kanavia kysyä, antaa palautetta ja jakaa omia kokemuksiaan, joista muut voivat oppia tai saada ideoita työkalun hyödyntämiseen. Aikataulutuksen tulisi olla tehokas "sprintti", jonka aikana osallistujat sitoutuvat uusien asioiden kokeiluun ja opetteluun. Parasta on ajoittaa tämä siten, ettei se osu esimerkiksi suuren projektin määräaikaan. Uuteen työkaluun, kuten Geminin tutustumisen ja sen soveltamisen lisäksi omaan työhön tarvitaan täysin uusia taitoja, tässä tapauksessa mm. promptausta. Lopuksi, on tärkeää mitata Geminin tuomia hyötyjä esimerkiksi ajansäästössä.

Toteuta ideasi Gemini for Google Workspace avulla

GGemini for Google Workspace, voi mm. auttaa vähentämään työn kuormittavuutta ja säästämään aikaa. Esimerkiksi monimutkaisten tekstien analysointi ja yhteenvedot ovat nopeita ja tarkkoja, mikä vapauttaa työntekijöiden aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Tämä ei ainoastaan paranna työn tehokkuutta, vaan myös työntekijöiden hyvinvointia, kun he voivat lähteä kotiin vähemmän kuormittuneina. Myös palaverit sujuvat helpommin, sillä Gemini korjaa Google Meet -palavereiden laatua, parantamalla äänen, valon ja mikrofonin laatua. 

Gemini tekee vaikeista tehtävistä helpompia: se esimerkiksi vähentää niin sanottua tyhjän paperin kammoa, jolloin työn aloittaminen on nopeampaa ja kynnys pienenee. Gemini myös auttaa ideoiden pallottelussa ja tarjoaa uusia näkökulmia, auttaen tuottamaan monipuolisempaa ja laadukkaampaa sisältöä nopeammin. 

Gemini toimii myös kääntäjänä, tarjoten saavutettavuutta useilla kielillä. Lisäksi Gemini tarjoaa korkean tietoturvan, mikä on erityisen tärkeää yrityksen sisäisille tiedoille. Toisin kuin ilmaiset työkalut, Gemini for Google Workspace integroituu saumattomasti yrityksen Google Workspacen toimistotyökaluihin, kuten Google Driveen, mikä mahdollistaa tehokkaan ja turvallisen työnteon. Gemini ehdottaa työkaluissa prompteja ja näin tarjoaa käyttäjille esimerkkejä siitä, miten sitä voisi hyödyntää. Tämä auttaa erityisesti alkuvaiheessa, kun työkalun käyttöä ja promptausta vielä opetellaan. Alussa ihmiset eivät myöskään helposti keksi, mihin Geminiä voisi omassa työssä hyödyntää, ja nuo ehdotukset auttavat siinä.

Myös ilmaisen Geminin ja yritysten Gemini for Workspacen välillä on eroja. Kaikki työkaluun syötetty data (promptit, tiedostot) pysyy yrityksen ympäristössä, eikä niiden avulla kouluteta työkalua, toisin kuin ilmaisen version kohdalla, johon ei tule syöttää mitään luottamuksellista tietoa.

Työkalu ja kielimalli kehittyvät, ja uusia ominaisuuksia tulee jatkuvasti lisää. Tulevaisuudessa siintää jo useat uudet Google Meet -ominaisuudet, kuten automaattiset palaverimuistiinpanot (Alphassa eli avoimessa jakelussa olevassa testausvaiheen ominaisuutena jo englanniksi). Gemini tulee auttamaan käyttäjiä myös datan analysoimisessa Google Sheetsissä, mikä tekee datan käsittelystä entistä helpompaa ja tehokkaampaa suuremmalle joukolle työntekijöitä. Geminin avulla voi tulevaisuudessa myös luoda sovelluksia chat-käyttöliittymässä luonnollisella kielellä ilman riviäkään koodia tai ohjelmointiosaamista. 

Uusien toimintojen vuoksi, on myös erittäin tärkeää, että koulutus yrityksen sisällä on jatkuvaa. Tämä toimii, jos tuki tulee joko ulkopuolelta tai yrityksen sisällä on määrätty vastuuhenkilö, joka kouluttaa itseään ja muita yrityksessä uusista muutoksista ja Geminin uusista ominaisuuksista. 

Gemini käyttäjäkokemuksia: laadukkaampaa viestintää ja tehokkaampaa työskentelyä

Geminin käyttäjät ovat havainneet merkittäviä parannuksia työtehtävissään ja työtuloksissaan. Käyttäjät ovat hyödyntäneet Geminiä sisällöntuotannon parantamiseen, esimerkiksi pitkien ohjeistusten tiivistämiseen ja tekstin sävyn muokkaamiseen. Käyttäjät ovat ilahtuneet myös viestinnän laadun parantamisesta: Gemini auttaa poistamaan kirjoitusvirheitä sähköposteista ja tekee tekstistä laadukkaampaa. Pitkät tekstit muuttuvat tiivistetyiksi bullet-listoiksi, josta on helppo lukea pääpointit. 

Monet asiantuntijat ovat huomanneet, että Geminin avulla työn aloittaminen on helpompaa ja stressittömämpää. Gemini mahdollistaa tekstien analysoinnin, tarjousten tai vaikka  työhakemusten vertailun sekä pitkien sopimusten pääkohtien nopean tunnistamisen, mikä säästää aikaa ja vähentää manuaalista työtä. Geminin avulla voit esimerkiksi muutamassa sekunnissa verrata useaa tarjousta keskenään ja tarkistaa, että ne täyttävät tarjouspyynnön vaatimukset ja ovat yrityksen hankintaohjeiden mukaiset. 

Geminiä voi hyödyntää myös skriptien tuottamisessa ja korjaamisessa.  Hyötyjä on löydetty myös Google Sheetin käyttöön. Gemini auttaa käyttäjiä löytämään oikeat kaavat ja ratkaisut tietojen analysointiin. 

Geminin tehokas käyttöönotto ja uusien työtapojen omaksumisen tuki

Niin kuin sanottu, Gemini voi tuoda merkittäviä parannuksia työskentelyyn, mutta sen hyötyjen saavuttaminen vaatii organisoitua käyttöönottoa ja jatkuvaa tukea. Kaiken uuden omaksuminen vie aikaa ja vaatii vaivaa, mutta Gappsin avulla tämä prosessi on suunniteltu mahdollisimman helpoksi. Gappsin tarjoama AI adoption -ohjelma sisältää tarvittava vaiheet tämän prosessin onnistumiseksi. 

Gappsin asiantuntijat auttavat asiakkaita luomaan tekoälytyökalujen käytön raamit ja pelisäännöt sekä ohjeistamaan niiden käyttöä organisaation sisällä. Tämä sisältää organisaation omien käyttötapojen löytämisen ja jakamisen sekä tekoälytyökalujen käytön opastamisen. Näytämme mm. mitä työkaluilla voi tehdä, millaisiin käyttötarkoituksiin se ei sovellu ja korostamme työkalujen antamien "faktojen" tarkistamisen tärkeyttä. On tärkeää muistaa, että tekoälytyökalut tukevat työtä, mutta käyttäjä (ihminen) vastaa aina tuotoksista ja päätöksistä.

Geminin käyttöönotto on jaettu vaiheisiin, jotta organisaatio voi sopeutua uuteen työkaluun vähitellen. Työpajat ja koulutukset varmistavat, että kaikki työntekijät oppivat hyödyntämään Geminin parhaalla mahdollisella tavalla. Promptauksen koulutus ja tiimien tuki ovat keskeisiä osia ohjelmaa, mikä auttaa organisaatiota saamaan kaiken hyödyn irti työkalusta. Yhteisön luominen, jossa työntekijät voivat jakaa kokemuksiaan ja kysyä neuvoja, on olennainen osa onnistunutta käyttöönottoa. Meille on myös erityisen tärkeää selvittää ja mitata yhdessä yrityksen kanssa millaisia tuloksia ollaan saatu esimerkiksi ajansäästössä. Teemme aina koosteen avainhenkilöille palautteiden perusteella. 

Autamme mielellämme Geminin käyttöönotossa ja implementoinnissa, jotta yrityksenne työntekijät saavat kaiken mahdollisen irti sen käytöstä. Kauttamme on myös mahdollisuus saada jatkuvaa tukea, jolloin yrityksesi pysyy kartalla uusien muutosten tuulessa. Tutustu Gappsin AI adoption -ohjelmaan tästä ja ota ensimmäinen askel kohti tehokkaampaa ja tuottavampaa työskentelyä!