Käyttääkö yrityksenne pikaviestinnässä Google Workspacen Google Chat -ohjelmaa (ent. Hangouts Chat) tai pohditteko sen käyttöönottoa? Kokosimme yhteen nopeat ohjeet sovelluksen hyödyntämiseen.
Jos haluat jakaa ohjeita yrityksenne sisällä, voit hyödyntää siihen tätä esitystä.
Järjestämme myös räätälöityjä etäkoulutuksia yrityksille ja julkisille toimijoille Google Workspacen työkaluista sekä työtavoista. Pääset lukemaan koulutuksista lisää täältä.
Sisältö:
- Google Chatin lyhyt esittely
- Näin aloitat Google Chatin käytön
- Alustan lyhyt läpikatsaus
- Aloita uusi keskustelu
- Aloita uusi ryhmäkeskustelu
- Huone vs. ryhmäkeskustelu
- Luo uusi huone
- Jaa tiedostoja
- Aloita uusi Google Meet -videoneuvottelu Chatissa
- Hyödynnä Chatin hakukenttää tiedon löytämiseen
- Notifikaatiot
1. Google Chatin lyhyt esittely
Google Chat on tiimeille suunniteltu viestintäalusta. Se on integroitu Google Workspacen muiden työkalujen, kuten Gmailin ja Google Meetin kanssa, ja on käytettävissä Google Workspacen asiakkaille ilman lisäkustannuksia. Chat perustuu Google Workspacen tietoturvaa korostavaan ekosysteemiin, ja se tarjoaa alan johtavan, yrityskäyttöön tarkoitetun suojauksen.
Chatin avulla tiimien jäsenet voivat työskennellä helposti samassa paikassa fyysisestä sijainnistaan riippumatta. Chat tukee sekä pikaviestejä että ryhmäkeskusteluja, ja sitä voi käyttää tietokoneella selaimella tai mobiililaitteen natiivisovelluksella. Sen avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä helposti ja tehokkaasti. Koska projektit ja keskusteluketjut säilyvät virtuaalisissa huoneissa, chatin avulla on helppo seurata töiden edistymistä ja reagoida tehtäviin.
2. Näin aloitat Google Chatin käytön
Google Chat on käytössä kaikille Google Workspace -asiakkaille. Jos yrityksellänne ei ole vielä Google Workspacea ja haluaisitte ottaa työkalut käyttöönne, autamme mielellämme.
Tietokoneella:
Aloita Google Chatin käyttö kirjautumalla Google-tunnuksillasi osoitteeseen chat.google.com. Tietokoneen oman sovelluksen pääset lataamaan Macille täältä ja Windowsille täältä.
Mobiililaitteella:
Lataa maksuton Google Chat -sovellus Google Play- tai Apple App Store -sovelluskaupasta. Kirjaudu sisään Google-tunnuksilla ja aloita käyttö. Huom. Lataa sovellus nimeltä Google Chat, jonka logo on @-merkki; älä lataa vanhaa Chatia, jonka logo on “ -merkit.
3. Alustan lyhyt läpikatsaus
Oikeasta yläreunasta löydät asetukset, mahdollisuuden antaa palautetta alustan toimivuudesta, Google Workspace työkaluvalikon ja tilin asetukset.
Vasen yläreuna alkaa hakukentästä. Täältä voit etsiä henkilöitä organisaatiostasi ja aloittaa uusia keskusteluja. Hakukentästä voit myös luoda uusia huoneita ja ryhmäkeskusteluja tai etsiä olemassa olevia keskusteluja.
Hakukentän Find a bot / Etsi botti -kohdasta voit ottaa käyttöön Chattiin integroituja lisäominaisuuksia kuten Giphyn, jonka avulla voit lähettää Chatin huoneissa viestien mukana gifejä.
Voit nostaa sinulle tärkeimmät huoneet merkitsemällä ne tähdellä, jolloin ne nousevat alustan yläreunaan, Starred / Tähdelliset -kohtaan. Saat merkittyä huoneita tähdellä tai poistaa tähden valitsemalla huoneen oikeasta reunasta kolmen pisteen valikon, ja painamalla Star / Unstar. Samasta paikasta voit sammuttaa huoneen viestien ilmoitukset tai lähteä huoneesta.
People / Ihmiset -kohdasta näet sinun viimeisimmät yksilö-ja ryhmäkeskustelut. Voit etsiä näitä myös hakukentästä.
Rooms / Huoneet -kohta näyttää sinulle huoneet, joissa olet mukana ja joita et ole nostanut Starred-kohtaan. Huoneita voit etsiä myös hakukentästä.
4. Aloita uusi yksityiskeskustelu
- Klikkaa vasemmasta ylänurkasta suurennuslasia (hakukenttä) ja kirjoita henkilön nimi laatikkoon
- Klikkaa henkilön nimeä
- Tästä avautuu uusi ikkuna, jonka alapalkkiin voit lähteä kirjoittamaan viestiäsi. Voit lisätä viestiin myös hymiöitä ja tiedostoja
- Sovellus tallentaa automaattisesti keskustelut. Oikealla näkyvästä kellon kuvasta voit myös valita lähetettävään viestiin historian poiston, jolloin viesti katoaa 24 tunnin kuluttua keskustelusta
- Videon kuva oikeassa reunassa kuvastaa Google Meet -videoneuvottelua. Siitä lisää kohdassa 9
5. Aloita uusi ryhmäkeskustelu
- Klikkaa vasemmasta ylänurkasta suurennuslasia (hakukenttä) ja valitse Group message / Ryhmäkeskustelu
- Kirjoita avautuvaan ikkunaan ryhmäkeskusteluun osallistuvien nimet
- Tästä avautuu uusi ikkuna, jonka alapalkkiin voit lähteä kirjoittamaan viestiäsi
6. Huone vs. ryhmäkeskustelu
Verrattuna vanhaan versioon, uudessa Chatissa on mahdollista luoda myös huoneita ryhmäkeskustelujen lisäksi. Esimerkiksi jatkuvassa tiimityöskentelyssä suosittelemme huoneen luomista, sillä huoneilla on enemmän ominaisuuksia kuin ryhmäkeskusteluilla ja ne tukevat paremmin joustavaa työntekoa.
Huoneissa voit:
- Lisätä ja poistaa jäseniä
- Erilliset keskusteluketjut aiheen mukaan
- Antaa nimen, myös emojit sallittuja nimissä!
- Jäsen voi mykistää huoneen ilmoitukset
- Jäsenen voi merkata @-merkillä, jolloin hän saa erillisen ilmoituksen viestistä
- Lisätä botin
- Uusi jäsen pääsee näkemään keskusteluhistorian
Ryhmäkeskustelussa näitä ominaisuuksia ei ole.
7. Luo uusi huone
Huoneessa voit keskustella kätevästi tiimisi kanssa. Kuten kohdassa 6 kerrottiin, huone on paljon monipuolisempi kuin ryhmäkeskustelu.
- Klikkaa vasemmasta ylänurkasta suurennuslasia (hakukenttä) ja valitse Create room / Luo huone
- Kirjoita huoneen nimi ja paina Create / Luo
Huoneeseen voi lisätä sekä jäseniä että botteja.
- Klikkaa sinistä laatikkoa Add people & bots / Lisää ihmisiä & botteja
- Valitse jäsenet
- Paina Send / Lähetä. Jäsenille lähtee ilmoitus sähköpostilla, että heidät on lisätty huoneeseen
- Jos et halua, että heille lähetetään sähköposti-ilmoitus, ota täppä pois kohdasta Notify people via email / Ilmoita ihmisille sähköpostitse
Huoneessa voit keskustella kahdella tapaa: vastaamalla viestiketjuun tai aloittamalla uuden viestiketjun uudesta aiheesta.
Saat luotua uuden viestiketjun klikkaamalla alareunassa olevaa, värikästä +-merkkiä.
Chatissa voit myös reagoida ihmisten viesteihin eri hymiöillä viemällä hiiren viestin päälle ja painamalla emojin kuvaa.
8. Jaa tiedostoja
Google Chatissa on mahdollista jakaa tiedostoja joko tietokoneelta tai Drivesta. Mobiiliversiossa saat jaettua laitteen kuvia tai otettua kameralla viestiin uuden kuvan.
Uutta viestiä kirjoittaessa voit valita oikeasta reunasta tiedostojen tuonnin joko tietokoneelta tai Drivesta. Voit jakaa Driven tiedoston myös linkittämällä sen osoitteen suoraan viestikenttään.
Osoitteen alle ilmestyy automaattisesti tiedoston esikatseluikkuna.
Mobiiliversio.
9. Aloita uusi Google Meet -videoneuvottelu Chatissa
Voit aloittaa uuden Google Meet -videoneuvottelun (ent. Hangouts Meet) missä tahansa chat-keskustelussa.
Lisää tietoa Google Meet -videoneuvottelusta ja sen pikaohjeet löydät täältä.
10. Hyödynnä Chatin hakukenttää tiedon löytämiseen
Googlen tehokas haku ulottuu myös kaikkiin sen palveluihin. Chatissa voit hakea ihmisiä, huoneita ja botteja vasemmasta ylänurkasta suurennuslasista (hakukenttä). Jos taas haluat hakea keskustelusta jotain tiettyä aihetta, käytä oikeassa ylänurkassa sijaitsevaa suurennuslasia.
11. Notifikaatiot
Voit laittaa ilmoitukset pois päältä koko Chatista tietyksi ajaksi. Voit myös säätää huonekohtaisia ilmoituksia.
Ilmoitusasetukset koko Chatille löytyvät vihreän pallon ja tekstin Active / Aktiivinen takaa vasemmasta ylänurkasta.
Huonekohtaiset asetukset löytyvät, kun viet kursorisi huoneen nimen päälle ja sen viereen ilmestyy kolme pistettä.
