Onko käytössänne Google Workspacen Google Meet -ohjelma (ent. Hangouts Meet) etäpalaverien järjestämiseen tai pohditteko sen käyttöönottoa? Kokosimme yhteen nopeat ohjeet sovelluksen hyödyntämiseen. Löydät blogistamme ohjeet myös Hangouts Chat -pikaviestiohjelman käyttöön.
Jos haluat jakaa ohjeita yrityksenne sisällä, voit hyödyntää siihen tätä esitystä.
Huom! Google tarjoaa Google Meetin ilmaiseksi käyttöön kaikille yrityksille ja julkiselle sektorille syyskuun 30. päivään asti. Palvelun käytössä ei ole rajoituksia, vaan se pitää sisällään kaikki Google Meet Enterprise -tason ominaisuudet. Ota meihin yhteyttä jos haluat kuulla lisää.
Järjestämme myös räätälöityjä etäkoulutuksia yrityksille ja julkisille toimijoille Google Workspacen työkaluista sekä työtavoista. Pääset lukemaan koulutuksista lisää täältä.
Sisältö:
- Ilmaiset lisäominaisuudet
- Järjestä videoneuvottelu
- Lisää videoneuvotteluun Livestream
- Osallistu videoneuvotteluun
- Nopea videoneuvottelu chatin kautta
- Kuuluuko ääni, näkyykö kuva?
- Oman näytön jakaminen
- Videoneuvottelun tallentaminen
- Onnistuneen videoneuvottelun kulmakivet
- Vinkkejä
- Turvallisuus: miten Google Meet pitää videoneuvottelusi turvallisina
1. Google Workspace Enterprisen Meet-lisäominaisuudet ilmaiseksi kaikille käyttäjille 30.9.2020 asti
- Google Meet sessioiden tallentaminen
- Livestriimaus 100 000 henkilölle
- Google Meet sessioon voi osallistua max 250 henkilöä
Pääkäyttäjän on laitettava lisäominaisuudet päälle:
- Pääkäyttäjän ohjeet
- Lisäominaisuudet ovat käytössä, mikäli Meet-ikkunassa näkyy tallennusmahdollisuus
2. Järjestä videoneuvottelu
- Videoneuvottelulinkki lisätään kalenterikutsuun automaattisesti kun lisäät osallistujan
- Osallistujat eivät tarvitse Google-tunnuksia
- Voit kopioida linkin kalenterikutsusta ja lisätä sen myös muuhun sähköiseen materiaaliin esim. verkko-opetusalustalle
3. Lisää videoneuvotteluun Livestream
- Klikkaa auki videoneuvottelun asetukset
- Klikkaa aukeavan laatikon pohjalla olevaa “lisää livestream”
- Laatikkoon ilmestyy livestreamin linkki. Voit halutessasi kopioida linkin ja lisätä sen haluamaasi viestintään
- HUOM: Livestream toimii organisaation/domainin sisäisesti, ei ulospäin!
4. Osallistu videoneuvotteluun
- Klikkaa ’Liity Google Meet’ -linkkiä kalenterikutsussasi
- Linkin avaamisen jälkeen voit “eteisessä” säätää äänen ja kuvan, ja sen jälkeen liittyä videoneuvotteluun
- Osallistuminen ei vaadi lisäosien asentamista tai tunnuksia
- Kokouksen aikana voit sulkea/avata mikin/kameran viemällä hiiren ruudun alareunaan
5. Nopea videoneuvottelu Chatin kautta
- Voit missä tahansa chat-keskustelussa lisätä linkin videoneuvotteluun
6. Kuuluuko ääni, näkyykö kuva?
- Oletuksena mikki ja kamera ovat päällä, mutta voit laittaa ne pois päältä ennen liittymistä tai kokouksen aikana
- Voit asetuksista testata äänen ja kuvan ennen videoneuvotteluun liittymistä
- Voit koska tahansa testata äänet, myös hyvissä ajoin ennen neuvottelua
7. Oman näytön jakaminen
- Voit jakaa omaa näyttöäsi videoneuvottelun aikana
- Myös osallistujat voivat jakaa omaa näyttöään
8. Videoneuvottelun tallentaminen
- Tallentaminen edellyttää osallistujien suostumusta
- Tallentamisen aikana ruudulla näkyy punainen TALLENNETAAN-merkki
- Tallenne löytyy videoneuvottelun järjestäjän My Drivesta Meet tallenteet -kansiosta, joka ilmestyy automaattisesti
9. Onnistuneen videokokouksen kulmakivet
Järjestäjänä:
- Tue osallisuutta ja vuorovaikutusta keskustelemalla tai muilla menetelmillä
- Hyödynnä kalenterikutsua ja jaa siinä videoneuvottelulinkin lisäksi agenda, tarvittavat tausta-aineistot ja muistiinpanot. Voit helposti viitata niihin kokouksen aikana ja osallistujat löytävät ne helpommin kuin sähköpostista
- Esityksen aikana voit pyytää kysymykset chatilla ja käsitellä ne esityksen lopuksi
- Muista kertoa tallentamisesta
Osallistujana:
- Osallistu rauhallisessa tilassa, jossa voit osallistua myös keskusteluun
- Varmista mikin ja kameran toiminta hyvissä ajoin esim. kokouksen eteisessä
- Pidä kamera päällä ja voitte hyödyntää vuorovaikutuksessa myös visuaalisia vihjeitä kuten ilmeitä ja eleitä
- Sulje mikkisi kun et puhu
- Ole ajoissa
10. Vinkkejä
Voit luoda yhden Meet-liittymislinkin ja hyödyntää sitä kaikissa haluamissasi videoneuvotteluissa:
- Kopioi linkki eli “kokouksen tunnus” talteen esim. ensimmäisestä kalenterikutsusta tai meet.google.com kautta
- Liitä se muihin kalenteritapahtumiin editoimalla kalenteritapahtuman alkuperäistä linkkiä tai jaa se esim. verkko-opetusalustalla
- Mikäli linkkiä jaetaan muualla kuin kalenterissa, sitä ei tarvitse päivittää
Liitä kokoukseen liittyvät dokumentit, kuten esimerkiksi pöytäkirjat, esitykset ja projektisuunnitelmat kalenteritapahtumaan:
- Osallistujat löytävät helposti aineiston suoraan kalenterikutsusta ennen palaveria ja pystyvät valmistautumaan agendaan tehokkaammin
- Pääsette näppärästi kokouksen liitetiedostoihin kesken Meet-videopuhelun klikkaamalla vasemmassa alareunassa näkyvää valikkoa
11. Turvallisuus: miten Google Meet pitää videoneuvottelusi turvallisina
Kiinnostaako tietää, mikä tekee Hangouts Meetin turvalliseksi videoneuvotteluohjelmaksi? Löydät aiheesta kirjoitetun blogikirjoituksen täältä.
