Googlen työkalut ovat tulleet työelämääni jäädäkseen

Kun aloitin työt Gappsilla muutama vuosi sitten, minulle avautui kokonaan uusi maailma. En ainoastaan oppinut uudenlaista tapaa tehdä töitä, vaan opin suhtautumaan tietotekniikkaan ja uudenlaisiin työkaluihin täysin uudella tavalla. Ymmärsin, ettei kaikki teknologia ole aina vaikeaa ja hankalasti omaksuttavissa, päinvastoin!

Sähköposti ei ole enää pullonkaulana

Ensimmäisen ahaa-elämykseni koin jo ensimmäisten työpäivien aikana. Työyhteisömme ei kommunikoinutkaan keskenään ensisijaisesti sähköpostilla. Itse asiassa en lähetä lainkaan viestejä työkavereilleni sähköpostitse, sillä tähän tarkoitukseen käytössämme on huomattavasti parempia työkaluja.

Nopeat päivittäiset asiat ja kysymykset hoidamme pääsääntöisesti Hangouts-pikaviestimellä, joka kulkee näppärästi mukana myös mobiilissa, aivan kuten WhatsApp henkilökohtaisessa elämässä.

Mikäli haluamme jakaa monipuolisempaa tietoa toisillemme, teemme sen sosiaalisessa intrassamme, Happeossa. Täällä käymme keskustelua ja jaamme tietoa työmme kannalta merkityksellisistä asioista, joko tiimikohtaisesti tai koko organisaation kesken.

Hyvä esimerkki sisäisen sähköpostin määrän vähenemisestä löytyy vertailemalla lukemattomien sähköpostien määrää vanhan työpaikkani lomaltapaluu-inboxissa 500+ ja nykyisessä 25. Ero on merkittävä.

Aitoa ajansäästöä tiedostonhallinnalla

Toinen ja vieläkin suurempi muutos aikaisempaan työelämääni tuli Google Driven myötä. Drive on tiedostojenhallintaa helppokäyttöisessä, tehokkaassa ja innovatiivisessa muodossa.

Kun haluan löytää Google Drivessa dokumentin, kirjoitan hakukenttään muutaman kirjaimen dokumentin nimestä, jolloin Drive ehdottaa sopivaa tiedostoa hakutuloksissaan. Jo pelkästään tämä tehokas tiedostojen, sähköpostien, pikaviestien ym. hakeminen säästää kallista työaikaani n. kaksi tuntia viikossa ja n. 100 tuntia vuodessa, eli n. 13 kokonaista työpäivää vuodessa (Lähde: Forrester, The Total Economic Impact of Google Apps for Work).

Lisäksi Drivesta löytyvät sisäänrakennettuina kaikki keskeisimmät toimistosovellukset; dokumentit, laskentataulukot ja slidet.

Liiteversioiden viidakko on historiaa

Aikaisemmassa työpaikassani tiedostot olivat verkkolevyillä, joten käytin suuren osan työajastani tiedostojen etsimiseen. Kun lopulta löysin tarvitsemani Excelin ja yritin avata sen, oli tiedosto usein auki toisella käyttäjällä. Tällaisessa tilanteessa päädyin luomaan kopion taulukosta, jonka tallensin verkkolevylle samaan kansioon nimettynä jotakuinkin näin : Taulukko1_versio12_final_FINAL.xls.

Kopiota tekiessäni jouduin huolehtimaan, että viimeisimmässä versiossa oli varmasti kaikkien tekemät muutokset mukana. Jos halusin lopuksi saada muiden kommentit kopioimaani dokumenttiin, jouduin lähettämään sen sähköpostitse liitteenä, jota seurasi pahimmillaan toistakymmentä kommenttikierrosta.

Edellä mainitun kaltaista tilannetta en ole kohdannut Google-maailmassa, koska:

1. Dokumentit eivät lukkiudu yksittäisille käyttäjille vaan kaikki asianosaiset pääsevät tarvittaessa muokkaamaan dokumenttia samanaikaisesti ja reaaliajassa.
2. Google-dokumentit jaetaan toisille käyttäjille esim. linkillä, ei sähköpostin liitteenä. Tämä pitää huolen siitä, ettei dokumenteista luoda jatkuvasti uusia kopioita ja monimutkaisteta turhaan sisäistä tiedostonhallintaa. Aiempia versioita päästään katsomaan ja tarvittaessa palauttamaan dokumentin sisäisestä versionhallinnasta.

Lisäksi Googlen dokumentteja voidaan avata ja muokata myös ilman Google-tiliä. Vastaanottaja tarvitsee ainoastaan selaimen avatakseen tiedoston. Tiedoston jakaja päättää, onko vastaanottajalla tiedostoon katselu-, kommentointi- tai muokkausoikeus. Mikä parasta, kaikki toimii koneella suoraan selaimesta tai mobiililaitteella applikaatioista, eikä mitään asennuksia tai hankalia VPN-yhteyksiä palvelimiin enää tarvita.

Muutos ei tapahdu yhdellä kertaa

Miettiessäni entisen ja nykyisen työntekotapani valtavaa eroa, en voi edes kuvitella palaavani entiseen. Silti tiedän, että suuri osa yrityksistä kamppailee edelleen samanlaisen tehottomuuden ja prosessien toimimattomuuden kanssa.

Yliopistoissa opiskelijat käyttävät jo pääosin Googlen työkaluja ja peruskouluissakin monella kunnalla on jo valmius hyödyntää Googlen työkaluja opetuksessa.

Onneksi tuleva sukupolvi tulee viimeistään haastamaan vallitsevat käsitykset ja vaatimaan työnantajiltaan parempia työvälineitä ja joustavampia työtapoja.

Jos teillä halutaan päivittää työskentelytapoja tai hakea lisää tehoa päivittäiseen tekemiseen, niin autan mielelläni!