Intranet-trendit vuodelle 2019

Nykypäivän intranet -ratkaisut ovat paljon muutakin kuin yrityksen sisäinen uutisportaali. Ne palvelevat reaaliajassa tapahtuvaa yhteistyötä ja yhteydenpitoa työntekijöiden välillä eri laitteiden välityksellä turvallisesti yrityksesi sisällä. Sisäisen viestinnän työkalusta on muodostunut digitaalinen työskentelyalusta palvelemaan nykyajan työntekoa.

Tässä kirjoituksessa käymme läpi 7 havaittavissa olevaa trendiä intranetiin liittyen, joita asiantuntijat ennustavat lähitulevaisuudelle.

Jos pohdit mikä intranet-ratkaisu olisi sinulle sopivin, lue intranettien vertailuoppaamme niin saat paremman kuvan eri vaihtoehdoista ja niiden eroavaisuuksista.

Trendi #1: Käyttäjäkokemuksen ja sitoutuneisuuden korostuminen

Yksi avaimista onnistuneeseen intranetin jalkauttamiseen ja käyttöön käyttäjäkokemus. Suunnittelemalla intranetin työntekijöiden tarpeita silmällä pitäen varmistetaan, että työntekijät ovat halukkaita ja sitoutuneita käyttämään intranetia päivittäin. Ilman sitoutuneisuutta intranet jää luonnollisesti vähäiselle käytölle eikä se palvele niitä tarpeita minkä vuoksi se hankittiin.

Tämän päivän työntekijöitä ajaa tunne työn merkityksellisyydestä; mitä enemmän työntekijällä on ymmärrystä omasta roolistaan ja vaikutuksesta yrityksen isossa kuvassa, sitä paremmin he viihtyvät töissä, suoriutuvat työtehtävistään ja ovat motivoituneita.

Asiakkaat eivät tule ensin, vaan työntekijät.

Jos pidät huolta työntekijöistäsi,

he pitävät huolta asiakkaistasi.

Toisin sanoen: tulemme jatkossakin näkemään intranettien palvelevan ja tukevan työntekijöiden tyytyväisyyttä työpaikalla. Tämä aiheuttaa kasvavan tarpeen ratkaisuille, jotka tukevat työntekijöiden tapoja työskennellä ja jotka tarjoavat sosiaalisia ominaisuuksia yhteydenpitoon kollegoiden kanssa.

Trendi #2: Omista ratkaisuista kolmannen osapuolen SaaS-palveluihin

Intranettien maailmassa on havaittavissa muutos, jossa yritykset suosivat kolmannen osapuolen SaaS-palveluja omien itse-rakennettujen intranet -ratkaisujen sijaan. Syinä tähän ovat, että oman, täysin kustomoidun intranetin rakentaminen syö paljon aikaa ja rahaa, jonka lisäksi sen suunnittelu, asennus ja lopulta hallinta vaatii paljon resursseja ja osaavan tiimin.

Tällä hetkellä on olemassa kymmeniä erilaisia pilvipohjaisia intranet-ratkaisuja, joita kaikkia voidaan vertailla, kustomoida ja testailla varmistamaan, että löydetään sopivin ratkaisu yrityksen kulttuurin ja tarpeisiin. Erilaisten ratkaisujen määrä näyttää edelleen lisääntyvän kun eri ratkaisut erikoistuvat tiettyihin toiminnallisuuksiin. Esimerkiksi Happeo integroituu Slackin ja Google Workspacen kanssa, kun taas Unily on erikoistunut Office 365 -integraatioon. Koska valinnanvaraa riittää ja ala käy yhtä kilpailullisemmaksi, yritykset pystyvät varmasti löytämään ratkaisun joka palvelee juuri heidän tarpeitaan ja näin tarve itse-rakennettuihin ratkaisuihin vähenee.

Intranetin ostaminen palveluna sen rakentamisen sijaan vähentää huomattavasti aikaa joka kuluu uuden intranetin käyttöönottoon koska työkalu on jo rakennettu, testattu ja viimeistelty palveluntarjoajan toimesta. Palveluntarjoaja pystyy myös kustomoimaan ratkaisun ja pitää huolen sen ylläpidosta ja kehittämisestä. Sopivimman ratkaisun löydyttyä ainut asia mistä täytyy huolehtia on oma sisäisen viestinnän strategia.

Trendi #3: Integraatiot

Vaikka toimiva intranet voi ratkaista paljon ongelmia, myös muita työkaluja tarvitaan tehtävien suorittamiseksi. Yrityksillä on jo käytössään monenlaisia työkaluja; sen sijaan, että toimivia työkaluja yritetään parannella tuomalla kaikkia ominaisuuksia intranetiin, hyvä intranet -ratkaisu integroi jo olemassa olevat työkalut itseensä.

Integraatiot mahdollistavat suoraviivaisemman informaatiokulun ja auttavat luomaan yhtenäisen digitaalisen työskentelyalustan, jossa kaikki olennainen tieto ja työkalut löytyvät yhdestä paikasta. Esimerkiksi Happeon integraatio Googlen toimistotyökalujen kanssa mahdollistaa muun muassa kaikkien dokumenttien, kalentereiden ja ryhmien suoran integroinnin. Aikaisemmin mainittu Unily integroi työkalut Office 365 -ympäristöstä.

Ratkaisujen integroituessa suoraan keskenään, yrityksessä ei tarvitse tehdä minkäänlaisia ponnisteluita tiedon ja datan siirtämisen kanssa, vaan intranetin käyttöönoton voi aloittaa saman tien. Integraatiot mahdollistavat suoraviivaisemman työskentelyn työkalujen löytyessä samasta paikasta, mutta myös helpomman hallittavuuden kun käyttäjätietoja ei tarvitse olla useampia. Intranet pitäisikin nähdä keskitettynä hubina joka tukee nykyisiä työskentelytapoja ja integroi ne toisiinsa luoden digitaalisen työskentelyalustan.

Trendi #4: Sisällön mielenkiintoisuus ja ajankohtaisuus

Kasvumarkkinoijat ovat jo pitkään käyttäneet analytiikkatyökaluja optimoimaan sisältöä eri kohderyhmille – oikeilla työkaluilla, myös sisäisen viestinnän ammattilaiset voivat tehdä saman. Työntekijät eivät ole kiinnostuneita geneerisistä viesteistä, vaan ennemminkin odottavat personoitua, mielenkiintoista ja ajankohtaista sisältöä joka koskettaa juuri heitä ja heidän työtään.

Vanhanaikaisen “ylhäältä alas” -viestinnän aikakausi on ohi ja olemmekin luomassa kulttuuria, jossa jokaisella on ääni ja sanansa sanottavana. Näin ollen nykyaikaiselle intranetille käyttäjien luoma sisältö on kaikki kaikessa. Tämän lisäksi ymmärryksen kartuttaminen työntekijöiden mielenkiinnonkohteista ja heidän ajankohtaisista aiheistaan on olennaista. Tähän auttaa esimerkiksi Google Analytics -työkalun kytkeminen intranet -ratkaisuun, jolla sen käyttöä pystyy seurata ja näin ollen tehdä johtopäätöksiä parhaiten toimivista sisällöistä.

Kumpikin keino vaatii alustan, joka on käyttäjäystävällinen sekä sisältömäärän kasvaessa helposti hallittavissa ja ylläpidettävissä.

Trendi #5: Mukana mobiilissa

Olemme jo nähneet kuinka kannettavat tietokoneet ovat syrjäyttäneet pöytätietokoneet työpaikoilla. Seuraava askel on täysin mukana kulkevat laitteet, kuten puhelimet ja tabletit. Kun jatkuvasti suurempi osa työntekijöistä työskentelee erilaisilla mobiililaitteilla ja toimistosta tulee vähemmän fyysinen kuin digitaalinen paikka, intranet -ratkaisu täytyy suunnitella tukemaan tätä muutosta ja tarvetta.

Mobiiliominaisuudet mahdollistavat yhteydenpidon ja työtehtävien hoidon missä ja milloin tahansa, myös (julkisilla kulkuvälineillä) matkustaville työntekijöille. Näin ollen investointi mobiilikäyttäjäystävällisiin ratkaisuihin ja käyttöliittymiin kannattaa, kun arvioidaan sopivinta intranet -ratkaisua.

Jos työntekijöille pystytään tarjoamaan ratkaisut, joilla he pääsevät käsiksi heille ajankohtaiseen sisältöön, saamaan heille tärkeitä tiedotteita, suorittamaan työtehtäviä ja luomaan sisältöä reissun päällä, on yritys hyvin asemoitu tehokkaaseen työskentelyyn ja sisäiseen viestintään.

Trendi 6: Sosiaaliset ominaisuudet

Sosiaalisen median ominaisuudet jatkavat edelleen kärkisijoilla, kun sisäisen viestinnän ammattilaiset kertovat nykypäivän intranetin vaatimuksista. Blogit, foorumit ja chatit mahdollistavat tehokkaamman kanssakäymisen sekä tehostavat yhteistyöskentelyä. Ne yhdistävät työntekijöitä toisiinsa ja mahdollistavat reaaliaikaisen työskentelyn huolimatta tiimistä, fyysisestä lokaatiosta tai aikavyöhykkeestä.

Uutena ominaisuutena ja tarpeena näemme tarpeen henkilökohtaisille profiileille yritysten intraneteissä, samalla tapaa kuin niitä tällä hetkellä näkyy esim. Facebookisssa ja LinkedInissä. Ajattele ulkoista sosiaalisen median profiilia sisäisen viestinnän kontekstissa, jossa työntekijän on mahdollista tuoda esille omaa brändiään, osaamistaan ja tarinaansa. Näiden lisäksi ominaisuudet kuten työntekijöiden päivitykset (missä he ovat, mitä tekevät, missä onnistuivat) sekä niihin liittyvä analytiikka (kuten tykkäysten määrä ja katselukerrat) sitouttavat työntekijöitä ja pelillistävät sisäistä viestintää.

Sosiaaliset omainaisuudet eivät ainoastaan sitouta työntekijöitä, mutta myös suoraviivaistavat yhteistyöskentelyä. Lisäksi ne antavat yhteenkuuluvuuden tunteen ja äänen osana suurempaa kokonaisuutta sekä paikan kommunikoida, työskennellä ja osallistua jokapäiväiseen toimintaan työpaikalla.

Trendi #7: Ulkoasu ja visuaalisuus

Mielenkiintoinen, suoraviivainen ja hyvin suunniteltu käyttöliittymä (UI) nostaa intranetin käyttöastetta. Kultainenkaan sisältö ja markkinoiden parhaat ominaisuudet eivät pelasta huonosti suunniteltua käyttöliittymää. Jos se aiheuttaa sekaannusta ja hämmennystä käyttäjissä, intranet tuskin nauttii järin suurta käyttöä.

Uudet intranetit käyttävät entistä enemmän visuaaleja pelkän tekstin ja listojen sijaan, sillä ne saavat käyttäjiltä paremmin huomiota ja ovat mielenkiintoisempia. Sosiaalisen median puolella olemme nähneet tämän jo tapahtuvan. Viestinnältä odotetaan yksinkertaisuutta ja selkeyttä.

Käyttöliittymien ulkoasussa ja suunnittelussa siirrytään myös entistä vahvemmin käyttäjälähtöiseen suunnitteluun sekä malleihin, joka mahdollistaa käyttöliittymän personoinnin käyttäjäkohtaisesti. Intranetin käytön voi viedä uudelle tasolle tutkimalla kuinka käyttäjät intranetia ja sen käyttöliittymää käyttävät. Näin pysytään ajan tasalla siitä, mikä intranetissä toimii ja mikä vaatii parannusta. Tässäkin aikaisemmin mainitsemamme Google Analytics -työkalun käyttö auttaa.

Herättikö kirjoitus ajatuksia?

Mikäli yllä oleva lista aiheuttaa henkistä kipuilua omaa nykyistä intranet -ratkaisua käytettäessä ja pohtiessa, ei kannata kuitenkaan heti tehdä radikaaleja ratkaisuja. Tärkeintä on huomioida trendit oman yrityksenne kontekstissa: mikä teidän työntekijöille on tärkeintä, miten te työskentelette ja mikä teille toimii. Ei ole syytä lähteä väkisin hankkimaan uusia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia välittömästi, vaan on parempi keskittyä pohtimaan mitkä osa-alueet nykyisessä intranet -ratkaisussa eivät tällä hetkellä toimi ja keskittyä kehittämään niitä.