Ideaalisti Google-ympäristö on täydellisen optimoitu ja tietoturvallinen kokonaisuus, jossa jokainen ominaisuus on tehokäytössä. Ympäristön loppukäyttäjät sekä pääkäyttäjät saavat tarvitsemaansa tukea, eikä rahaa kulu turhiin lisensseihin. Sen lisäksi, että nykytila on kunnossa, katsotaan samalla tulevaan ja kehitetään Workspacea myös tulevaisuuden tarpeisiin.
Täydellinen Google-ympäristö huomioi myös uusien työntekijöiden perehdytyksen työkaluihin, jolloin he saavat lentävän lähdön niiden tehokkaaseen hyödyntämiseen. Myös nykyiset työntekijät saavat jatkuvaa koulutusta oman tekemisen tehostamiseksi, sillä työkalut kehittyvät vauhdilla, ja uusia kiinnostavia ominaisuuksia julkaistaan jatkuvasti.
Harvemmin tilanne kuitenkaan on näin ruusuinen, sillä resurssit eivät vain riitä ympäristön täydelliseen hallinointiin. Usein myös vastuu jakautuu organisaatiossa usealle eri taholle, jolloin kokonaisuus ei ole kenenkään hallussa. Myös priorisointia on tehtävä, ja joskus tärkeätkin asiat jäävät vähemmälle huomiolle.
Kokemuksemme mukaan yleensä käyttäjätilien hallinta on kunnossa, mutta tietoturvan eri elementit kuten päätelaitteiden, rajapintojen ja pääsynhallinta ovat ympäristön suurimpia kehityskohteita. Niihin ei vain ole vielä löytynyt aikaa paneutua riittävästi. Lisäksi erilaisten tiedostojen ja tiedon turvallisuutta, löydettävyyttä, ja sujuvaa käytettävyyttä Google Drivessa ei ole ollut aikaa pohtia tarpeeksi, jos lainkaan. Siksi myöskään erilaiset käyttöä helpottavat ominaisuudet eivät ole tuttuja.
Matka täydellisyyteen asti hiottua Google-ympäristöä kohti voi alkaa, kun organisaatio ymmärtää, mitä kaikkea Workspacella voikaan tehdä. Kun sen täysi potentiaali omassa organisaatiossa alkaa kirkastua, pystyy Google Workspacen roolia hahmottamaan paremmin osana koko muuta IT-arkkitehtuuria.
Mutta milloin Google Workspace kannattaa ulkoistaa ja milloin on syytä hoitaa kaikki itse?
Freelancer tai muutaman hengen yritys
Liiketoiminta on pientä, eikä siihen saa kumppanin avulla tarpeeksi isoja vaikutuksia sen kustannuksiin nähden.
Juuri perustettu, aloitteleva yritys
Koska Googlen palvelut on helppoa ja nopeaa ottaa käyttöön, voi uusi yritys keskittyä heti uuden liiketoiminnan rakentamiseen. Mutta mikäli kasvu on vauhdikasta, kannattaa harkita kumppania ja säästää omaa aikaa olennaiseen.
Google-ympäristön syväsukeltajat, jotka rakastavat hyöriä hallintapaneelissa
Jos oikeasti rakastaa ympäristön ylläpitoa ja kehittämistä, miksipä sitä antaisi hoidettavaksi kenellekään muulle. Esimerkiksi tietoturvahälytysten seuraaminen ja niihin reagoiminen voi olla jonkun mielestä mielekästäkin puuhaa.
Organisaatiosta löytyy jo Google-ympäristöön täysin omistautunut henkilö
Mikäli osaajat löytyvät omasta takaa, ja suurin osa heidän työajastaan kuluu Workspacen parissa, on resursointi kohdillaan Workspace hallinnan ja kehityksen osalta.
Google-ympäristö on jo yllä kuvatussa, täydellisessä tilassa
Onko varmasti? Kannattanee varmistaa tilanne tämän listan avulla. Jos vastaat “ei” tai “en tiedä” johonkin näistä kysymyksistä, suosittelemme Google Workspace -kumppanin puoleen kääntymistä.
tl;dr Google-ympäristöä kannattaa hallinnoida itse, jos pienelle toimijalle riittää, että sähköposti ja kalenteri toimivat, tai jos isossa organisaatiossa on varattu tarpeeksi käsipareja Google-ympäristön ylläpitoon, kehitykseen ja monitoirointiin.
Nopeasti kasvava tai nopeaa kasvua tavoitteleva yritys
Kasvu edellyttää, että voi keskittyä täysin omaan ydinliiketoimintaan. Silloin Google-ympäristö kannattaa jättää osaavampiin käsiin, jolloin sen potentiaali saadaan aidosti käyttöön kasvua tukemaan – todellinen win-win situation!
Toimialansa edelläkävijä, jonka fokus on ydinliiketoiminnan kehittämisessä
Yrityksessä IT nähdään liiketoiminnan mahdollistajana: kuunnellaan organisaation tarpeita HR:stä myyntiin ja tarjotaan ratkaisut tukemaan tarpeita – eikä päinvastoin.
Yritys, joka ymmärtää, että Google Workspace on enemmän kuin joukko työkaluja
Google-ympäristöä on osattu hyödyntää, ja sen päällä pyörii bisneskriittisiä toimintoja, kuten asiakasprojektien toimitus. Samalla halutaan varmistaa, että jos jokin menee vikaan, koko liiketoiminta ei hajoa samalla käsiin.
Yritys, joka haluaa parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä
Helposti lähestyttävä ja aidosti ongelmia ratkova tukipalvelu on IT:n ja loppukäyttäjien saavutettavissa, jolloin työ luistaa paremmin. Myös työn tekemisen tapoja halutaan kehittää vastaamaan tulevaisuuden tarpeita.
Yritys, joka haluaa kehittää tietoturvaa ja minimoida tietoturvauhat
Google-ympäristössä on tunnistettu haavoittuvuuksia, ja halutaan välttää mahdollinen taloudellinen menetys tai mainehaitta. Omat rahkeet (aika ja/tai osaaminen) eivät kuitenkaan riitä ratkaisemaan niitä.
Yritys, joka ei halua maksaa turhasta
Kokonaisuus on heikosti hallussa, ja käytössä on päällekkäisiä työkaluja synnyttämässä ylimääräisiä kustannuksia. Lisenssityypeistä ja niiden määrästä ei myöskään ole varmuutta.
tl;dr Google-ympäristö kannattaa jättää kumppanin vastuulle, jos organisaatio haluaa keskittyä oman ydinliiketoiminnan kehittämiseen, eli käyttää omaa aikaa ja rahaa fiksummin ja tuottavammin. Kumppanin avulla Google-ympäristö on tietoturvallinen, ja kaikki käytössä olevat työkalut toimivat mahdollisimman fiksusti yhdessä. Lisäksi työntekijät osaavat käyttää työkalujen ominaisuuksia tehokkaasti omassa työssään.
Mikäli nyt heräsi kiinnostus oman Google Workspacen nykytilasta tai mahdollisuuksista kehittää sitä, kannattaa tilannetta kartoittaa kuuden keskeisen osa-alueen kautta.
Jos vastaat “ei” tai “en tiedä” johonkin näistä kysymyksistä, suosittelemme Google Workspace -kumppanin puoleen kääntymistä.