Kun keskustellaan työelämästä ja nykyisistä työtavoista, kaksi teemaa nousee ylitse muiden: kasvava panostus positiiviseen työnantajamielikuvaan alasta riippumatta ja etätyöskentelyn yleistyminen.
Nämä kaksi teemaa kulkevatkin käsi kädessä, sillä useimmiten juuri työnantajamielikuvaan pyritään liittämään luottamus ja sen myötä etätyön mahdollistaminen. Usein pyrkimyksenä on myös antaa mielikuva vahvasta yrityskulttuurista. Vahvan yhteisöllisen kulttuurin luominen ja sen ylläpito korostavat yhdessä tekemisen merkitystä, jonka vuoksi voisi ajatella, että työntekijöiden sama fyysinen sijainti olisi kriittistä. Samanaikaisesti kuitenkin tekijät arvostavat yrityksiä, jotka tarjoavat mahdollisuuden etätyöhön, jolloin sama fyysinen sijainti ei välttämättä olekaan osa arkea.
Ensisilmäyksellä yhtälö tuntuu hieman hankalalta, eikä tämä olisikaan toiminut vielä muutamia vuosia sitten. Nykyään lukuisat työkalut kuitenkin mahdollistavat sen, että töitä tosiaan voidaan tehdä etänä ilman, että tuottavuus, yhteistyö tai kulttuuri kärsivät.
Meillä Gappsilla etätöitä tehdään paljon. Työntekijöitä asuu eri kaupungeissa ja osa työskentelee suurimman osan ajastaan asiakkaidemme toimistoilla. Silti yrityksellä on erityisen vahva kulttuuri, jota korostaa yhteisöllisyys. Tämä kirjoitus kertoo, kuinka meillä ollaan onnistuttu pitämään kiinni yhteisöllisyydestä etätöiden lisääntyessä.
Panosta juuri teille sopivaan pikaviestintäratkaisuun
Gappsilla on todella vaikeaa kuvitella työpäivää ilman yrityksemme chat-työkalua. Sieltä voi nopeasti pyytää apua kollegalta ja samanaikaisesti pysyä mukana eri ryhmien keskusteluissa. Office Chat -ryhmä onkin yksi yhteisöllisyytemme kulmakivistä. Sitä seuraamalla jokainen pysyy kärryillä siitä mitä yrityksessä tapahtuu, vaikka olisi itse fyysisesti muualla. Aktiivinen sekä toimiva chat-ratkaisu on madaltanut kynnystä kysyä apua ja se pitää ihmiset yhteydessä toisiinsa, vaikka etätöitä tehdäänkin. Parhaat työkalut toimivat sujuvasti niin mobiilissa kuin verkossakin (ja tietenkin mahdollisuus lähettää GIF:ejä toimii kirsikkana kakun päällä). Meillä toimivaksi ratkaisuksi on valikoitunut Hangouts Chat, joka on osa Googlen Google Workspacea.
Mahdollista dokumenttien samanaikainen työstö ja yhteinen tallennuspaikka
Aikaa ja vaivaa säästyy nykyään valtavat määrät jaettujen tiedostojen ansiosta sen sijaan, että sähköpostit tulvivat kymmeniä eri versioita samasta dokumentista. Meiltä kaikki tiedostot löytyvät Shared Drivesta, jonne dokumentit ollaan tallennettu selkeästi tiimeittäin ja aihealueittain. Sen lisäksi että kaikilla on helppo pääsy samoihin tiedostoihin, on niiden samanaikainen työstö tuottavaa. Meillä monet palaverit hoidetaan etänä Hangouts Meetin kautta, jolloin kaikille osallistujille jaetaan sama tiedosto näytöille. Dokumentti pysyy selkeänä kun sisältöä voidaan suunnitella suullisesti yhdessä ja näet reaaliajassa kuka työstää milloin mitäkin kohtaa.
Sen lisäksi että työstämme tiedostoja yhdessä reaaliajassa, pyydämme usein omiin tiedostoihimme apua kollegalta osoittamalla heille dokumentissa tiettyjä tehtäviä tai kysymyksiä. Esimerkiksi Google Docsissa on helppo luoda ehdotuksia muokkauksille, jotka tiedoston omistaja voi joko hylätä tai hyväksyä. Näin vältytään taas ylimääräiseltä sähköpostirumbalta.
Varmista, että käyttämänne videokokouspalvelu oikeasti toimii
Usein kuulee yrityksissä olevan käytössä videojärjestelmiä etäpalavereita varten, joissa on kuitenkin lähes aina vastassa erinäisiä ongelmia. Toimivan ja oikean videopalvelun löytäminen on oleellista niin yrityksen sisäisen kommunikaation kuin asiakassuhteidenkin kannalta. Meillä toimivaksi palveluksi on todettu Hangouts Meet – niin ikään osa Google Workspacea – joka on asennettuna myös jokaisen neuvotteluhuoneemme TV-ruutuun Chromebox for Meetings ratkaisulla. Tämän avulla työntekijät voivat helposti osallistua viikkopalavereihin etänä jäämättä mistään paitsi.
Jos teillä on tapana käyttää palavereissa valkotaulua, suosittelemme vaihtamaan sen digitaaliseen malliin – Jamboardiin. Jamboardin voi yhdistää suoraan Hangouts Meet -palaveriin, jolloin etänäkin osallistuvat näkevät taululle taiteilevien teokset kirkkaina näytöillään.
Jalostakaa intranet digitaaliseksi työskentelyalustaksi
Pääasiassa työsähköposti-tilit tulvivat viestejä ja usein monet niistä jäävät roikkumaan ajatuksella ‘palaan tähän myöhemmin paremmalla ajalla’. Monesti tätä aikaa ei kuitenkaan tule ja tärkeätkin viestit saattavat jäädä huomiotta. Kun chat sopii tilanteisiin joissa halutaan nopeasti vaihtaa tietoa tai ajatuksia, tärkeämpien tiedotteiden jakaminen onnistuu parhaiten toimivan intranetin välityksellä.
Meillä käytössä on Happeo, joka on yrityksemme digitaalinen työskentelyalusta. Siellä kuka vain voi etsiä tietoa ja julkaista sisältöä siten, että viestit säilyvät ja eri aihealueille löytyy omat kanavansa. Tärkeät tiedotteet voidaan julkaista niin, että jokaisen käyttäjän täytyy merkitä julkaisu luetuksi. Näin varmistetaan, että kaikkia koskettava informaatio välittyy jokaiselle työntekijälle. Meillä tiimien omien kanavien lisäksi aktiivisimpia sivuja ovat Knowledge Sharing Hub, Newcomers! (jossa uudet työntekijät pääsevät esittelemään itsensä muille), Gym and Tonic (aiheena vapaa-ajan aktiviteetit) sekä Administration-sivu, josta löytyy työntekijöille kaikki olennaisin Gappsiin liittyvä informaatio.
Pitäkää kiinni myös yhdessä vietetystä ajasta
Vaikka uudet työkalut ja teknologiat ovat hienoja ja mahdollistavat paljon, älkää kuitenkaan unohtako järjestää välillä aikaa myös (fyysiseen) yhdessäoloon. Meillä esimerkiksi tarjotaan joka perjantai toimistolla yhteinen lounas, joka saattaa gappsilaiset viettämäämään aikaa yhdessä. Vapaa-ajalla olemme tänä vuonna järjestäneet mm. Decathbol 2019 -turnauksen, jossa käymme kokeilemassa eri palloilulajeja joka kuukausi.
