Miksi uudet työkalut eivät mullistaneetkaan tekemistä?

Oletteko ottaneet organisaatiossanne käyttöön modernit digitaaliset työvälineet? Ehkä olette jo luoneet keskusteluryhmiä, vieneet toimisto-ohjelmat ja kokoukset pilveen. Periaatteessa ihmiset voivat tehdä töitä paikasta ja laitteista riippumatta monipuolisella ja modernilla työkalupakilla. Teillä siis jo ymmärretään, että fiksut tekniset ratkaisut ovat itsestäänselvyys nykyajan ja tulevaisuuden työssä. Loistavaa!

Miksi uusien työkalujen mahdollistamat työtavat eivät kuitenkaan näy arjessa? Jos kerran IT on antanut käyttöön viimeisen päälle pelit ja vempeleet, miksi ihmiset silti jatkavat työskentelyä tavoilla, jotka ovat hitaita, kuormittavia ja jopa täysin turhia? Työnteon tavat eivät muutu itsestään, vaan niiden kehittämiseen on panostettava.

Työ ja työnteon kulttuuri muuttuvat jatkuvasti, jolloin eri tahojen on opeteltava miettimään yhdessä, miten meidän organisaatiossamme tehdään hommia ja miten ihmisiä autetaan muuttamaan työtapojaan.

Vanhat työtavat eivät muutu, jos työn tekemisen tapoja ei mietitä uusiksi

Aivomme ovat edelleen pääosin samanlaiset kuin luolamiehellä ja siksi saamme tyydytystä siitä, että saamme työmme valmiiksi. Työelämän vaatimukset kuitenkin muuttuvat jatkuvasti, tietotyön tulokset eivät ole konkreettisia ja käsissämme on kymmeniä lankoja pidettävänä. Kuormittunut mieli ripustautuu tekemään sitä, mitä osaa: lähettämään sähköpostin liitetiedostoja sekä istumaan palavereissa, joissa on liikaa ihmisiä ja liian vähän konkreettisia lopputuloksia.

"On ainoastaan typerää antaa Lada-kuskille Tesla mutta jättää kertomatta, miten sillä ajetaan."

Tehottomuus ja jähmeys näyttäytyy helposti yksilön ongelmana. Joskus ongelmaa pyritään ratkaisemaan pelkästään ohjeilla tai koulutuksilla. Uusien työkalujen ja -tapojen läpikäyminen on toki ihan tarpeellista – on ainoastaan typerää antaa Lada-kuskille Tesla mutta jättää kertomatta, miten sillä ajetaan.

Fiksut työkalut eivät kuitenkaan yksinään auta ketään tekemään työtään paremmin, jos toiminnan prosesseja ja niiden johtamista ei ole tarkasteltu uusiksi tukemaan sujuvampaa työntekoa. Toki yksilön vastuulla on ymmärtää, että uusien työtapojen opettelu on myös avain omien työelämätaitojen kehittämiseen. Muutoskimmoisuuden tarve ja jatkuva uuden opettelu ei tule vähenemään tulevaisuudessa.

"Jos liiketoiminta ei ole mukana kehittämässä työtapoja IT:n antamilla välineillä, ei voida onnistua."

Autan työkseni organisaatioita ottamaan käyttöön uusia, ketteriä työkaluja ja muotoilemaan niillä tehtävää työtä. Valitettavan usein huomaan, että otetaan käyttöön uudet työkalut ja halutaan hypätä suoraan hienoihin juttuihin ja hyvännäköisiin kikkoihin, kun tosiasiassa yhdessä tekemisen perusasioissa on paljon tekemistä. Jos liiketoiminta ei ole mukana kehittämässä työtapoja IT:n antamilla välineillä, ei voida onnistua. Yhdessä työskentelyn mahdollistaminen teknisesti ei riitä, jos yrityksen prosessit estävät esimerkiksi tiedostojen jakamisen asiakkaan kanssa sähköpostiliitteiden lähettelyn sijaan. Toisinaan taas ilmapiiri estää etätyöt, palavereihin videon välityksellä osallistumisen ja keskeneräisten tiedostojen yhdessä muokkaamisen.

Vain tiimien, yksiköiden ja koko organisaation ihmisten työtapoja ja -kulttuuria tarkastelemalla voidaan oikeasti löytää syyt siihen, miksi ketteryys ei näy arjessa, sähköpostit pullistelevat ja uusia asioita yritetään tehdä vanhoilla tavoilla. Siihen on onneksi saatavilla apua Gappsilla.