Lähiviikkoina sosiaalisen median kanavat ovat täyttyneet keskusteluista etätyön ympäriltä. Koronaviruksen aiheuttamat karanteenit sekä pelko viruksen leviämisestä ovat saaneet monet sellaisetkin yritykset harjoittamaan etätöitä, jotka pääsääntöisesti työskentelevät vain fyysisesti toimistolta käsin.
Etätyö on yleisesti ottaen yksi avain tämän päivän työntekoon. Se voi kuitenkin olla myös valtava fiasko, jos työntekijöillä ei ole käytettävissä toimivia välineitä ja työtapoja. Tämä kirjoitus kertoo millä työkaluilla onnistut etänä työskentelyssä. Suosittelen kuitenkin ottamaan samat välineet ja työtavat käyttöön myös perinteisessä toimistotyössä, sillä ne tukevat etenkin yhdessä työskentelyä ja tehokkuutta. Ehdotukset on tehty Google Workspacen (entinen G Suite) työkaluille, mutta ne tarjoavat yleisesti ajatuksia työkalujen valintaan.
Oikeilla työkaluilla etätyö muun muassa:
Viestintä on kaiken A ja O. Jos viestintävälineet eivät ole kunnossa etkä pysty kommunikoimaan esimerkiksi tiimiläisten kanssa ketterästi, on vaikeaa kuvitella kuinka etätyö voisi olla tuottavaa ja tehokasta. Kaikkien viestintävälineiden tulisi toimia mutkattomasti niin tietokoneella kuin mobiililaitteillakin.
Chat – Sopii nopeaan ajatusten vaihtoon ja ad hoc -keskusteluihin kollegoiden kanssa. Pidä chat järjestyksessä lisäämällä huoneita eri tiimeille ja projekteille, näin saat aina oikeat viestit oikeille henkilöille. Googlen Hangouts Chatin välityksellä voit myös parantaa projektityötä jakamalla helposti dokumentteja. Nopea viestintä kuuluu tänä päivänä chatiin, ei sähköpostiin.
Intranet / Digitaalinen työskentelyalusta – Pidempiaikaiseen viestintään ja tiedon hakemiseen. Happeo toimii hyvänä esimerkkinä tämän päivän intranetista. Se on yrityksille kaiken tärkeän tiedon koti ja sisäinen sosiaalisen median kanava. Moderni intranet tarjoaa kaiken olennaisen tiedon työntekijän saataville fyysisestä sijainnista riippumatta, tukee ryhmätyöskentelyä, toimii eri laitteilta, helpottaa tiedostojen jakamista sekä niiden järjestystä.
Digitaalinen valkotaulu – Jos työ vaatii usein brainstormausta ja valkotaulut ovat osa työnteon perusvarustusta, kannattaa yrityksen investoida digitaaliseen valkotauluun – esimerkiksi Jamboardiin. Tätä laitetta hyödyntämällä saat jaettua valkotaulun näytön suoraan muiden osallistujien tietokoneiden tai puhelinten näytöille, ja he pääsevät myös työstämään taulua reaaliajassa omilta laitteiltaan etäyhteyden välityksellä.
Videopuhelut – Selkeä ja nopea videoneuvottelusovellus helpottaa palavereiden onnistumista. Tästä lisää seuraavassa osiossa.
Videoneuvotteluista puhuttaessa on hyvä jakaa työkalut kahteen eri kategoriaan: sovelluksiin ja laitteisiin.
Videoneuvottelusovellus – Tapa järjestää etäyhteydellä palaverit tai opetustunnit. Helppokäyttöisyys on sovelluksessa tärkeää. Esimerkiksi Hangouts Meet -videoissa osallistujat pääsevät mukaan tapahtumaan painamalla automaattisesti kalenteritapahtumaa luodessa syntyvää linkkiä. Sen käyttö ei vaadi ulkopuolisilta osallistujiltakaan erillisen sovelluksen asentamista, sillä se toimii suoraan selaimessa. Suosittelemme pitämään videopalavereissa kameran päällä: on huomattavasti luonnollisempaa keskustella etäyhteyden välityksellä, kun ruudulta näkyy muiden osallistujien kasvot. Videoneuvottelusovelluksen täytyy myös tukea näytön jakoa, jotta keskusteltavien aiheiden läpikäyminen helpottuu. Sovelluksen olisi syytä toimia helposti niin tietokoneella kuin mobiilissakin.
Videoneuvottelulaitteet – Toimistolta on tärkeää löytyä myös videoneuvottelusovellusta tukevat laitteet. Etätöiden lisääntyessä osa työntekijöistä työskentelee kuitenkin toimistolta käsin ja asiakaspalaverit voidaan usein järjestää eri toimistojen välillä etäyhteydellä. Jotta etäpalaverista jää hyvä mieli kaikkien osallistujien kesken eikä aikaa kuluteta turhiin johtojen ja yhteyksien selvittämiseen, on tärkeää hankkia neuvotteluhuoneisiin tilaa tukevat videoneuvottelulaitteet. Laitevalinnassa tulee huomioida erityisesti yrityksen itse käyttämä videoneuvottelusovellus ja huoneen koko. Plussaa on myös mahdollisuus jakaa tiedostoja esitykseen ilman johtoja ja mahdollisimman helppo käyttökokemus. Esimerkiksi Hangouts Meetiä käytettäessä Googlen ja Asuksen Hangouts Meet Kit -videoneuvottelulaitteella pääset osallistumaan tapahtumaan yhdellä painalluksella eikä ylimääräisille johdoille ole tarvetta.
Mikään ei tapa etätyöpäivän flowta kuin takkuavat VPN-yhteydet ja unohtuneiden salasanojen metsästäminen. Onneksi on muitakin vaihtoehtoja. Olipa teillä sitten käytössä Google Workspace tai Microsoft O365, voitte mahdollistaa kaikkien toimisto-ohjelmien käytön yhdellä käyttäjätunnuksella, jolloin niin sähköpostiin kuin tiedostoihinkin pääsee kerralla kirjautumalla.
Lisäksi moni muukin pilvipalvelu mahdollistaa jo nyt Google-tunnuksilla kirjautumisen, jolloin erillisiä salasanoja ei tarvitse keksiä ja muistella.
Google Workspace on rakennettu erillisten sovellusten sijaan kokonaisuudeksi, jonka kaikki osat tukevat toistensa käyttöä. Kun yrityksen kaikki sovellukset ja laitteet tukevat toisiaan on käyttäjäkokemus rikkaimmillaan.
Pilvipalvelut tukevat etätyöskentelyä parhaalla tavalla, sillä ne mahdollistavat tiedostoihin pääsyn myös muualta kuin toimiston tiloista. Sen lisäksi, että työntekijät pääsevät helposti käsiksi tiedostoihin, on tärkeää, että niitä voidaan työstää ja käsitellä samanaikaisesti. Voit esimerkiksi työstää samaa dokumenttia yhdessä kollegan kanssa, kummatkin omilta koneilta käsin. Ehdota muokkauksia lisäämällä kommentteja ja ehdotuksia suoraan dokumenttiin, jotka vastapuoli voi käydä tarkistamassa ja hyväksymässä tai hylkäämässä.
Selainpohjainen hakutyökalu tehostaa työtä myös huomattavasti. Esimerkiksi Chromen selaimessa voit kirjoittaa osoiteriville dokumentin nimen ja se ehdottaa oikeaa dokumenttia oman Drivesi pohjalta. Löydät tästä ominaisuudesta hieman lisää tietoa täältä (ensimmäinen osio).
Pilvipalvelut helpottavat jo paljon työskentelyä tiedostojen kanssa, mutta sekaisin oleva tiedostorakenne voi kumota monet potentiaaliset hyödyt ja kuluttaa työntekijöiltä paljon aikaa etsintätyöhön. Jos käytössänne on esimerkiksi Drive, kannattaa yrityksen selvittää mikä on oikea rakenne dokumenteille ja mistä minkäkin tiedon täytyy löytyä. Omien kokemuksiemme mukaan tämä on se osio, mikä lähes poikkeuksetta kaipaa paljon kehitystyötä yrityksiltä. Tiedostojen löydettävyydessä tulee ottaa huomioon muun muassa mitä dokumentteja käytetään ulkopuolisten kanssa, mikä tieto on kaikille sisäisesti tärkeää, mitä viedään jaettuihin kansioihin (Shared Drive) ja mikä pidetään omissa kansioissa (My Drive), mitkä ovat oikeat kansiorakenteet, minkälaisia oikeuksia annetaan esimerkiksi ulospäin jakamiseen, millä jakoryhmillä jatkossa hallinnoidaan jakoasetuksia ja kuinka käyttäjiä ohjeistetaan uusiin käyttötapoihin ja nimeämiseen. Tähän työhön on useimmiten hyvä ottaa partneri mukaan.
Myös täällä Googlen selainpohjainen haku nostaa merkitystään. Kun nimeätte tiedostot selkeästi, voitte etsiä niitä osoiteriviltä eikä erillistä kansioiden selaamista tarvita.
Kuten muutoskonsulttimme Anna-Liisa kirjoitti, eivät uudet työkalut yksinään muuta työtapoja. Jos teillä ei olla aiemmin hyödynnetty etätyön tekoa, on tärkeää muistaa viestiä uusista käytännöistä kattavasti ja jakaa parhaita toimintatapoja ja vinkkejä ihmisten välillä. Älkää unohtako ihmisten kouluttamista uusiin tekemisen tapoihin, sillä uudet työkalut ja työtavat yhdistettynä epävarmuuden kanssa voivat johtaa heikkoon työtehoon ja epämiellyttävään työkokemukseen.