Nämä asiat sinun on hyvä tietää Google Holvista.

Google Holvi (Google Vault) on Google Workspace -sovellusperheeseen kuuluva ratkaisu, jolla voi määritellä säilytettäväksi tarkoitettua organisaation tietoa ja sisältöä. Ratkaisu tarjoaa omassa käyttöliittymässään myös selkeän hakutyökalun (eDiscovery) sisällön etsimiselle ja tiedon siirrolle, mikä edesauttaa sisäistä valvontaa ja määräystenmukaisuuden täyttymistä.

eDiscovery -hakutyökalu säästää huomattavan määrän aikaa tilanteissa, joissa organisaation täytyy päästä tarkastelemaan tiettyä kriteeriä tai hakusanaa vastaavaa sisältöä. Tähän voidaan törmätä esimerkiksi EU:n tietosuoja-asetuksen puitteissa tietojen luovutuspyynnöissä (data subject request) tahon pyytäessä organisaatiota toimittamaan häntä koskevat tiedot.

Google Holvi kattaa seuraavat sisällöt:

• Gmail -sähköpostiviestit
• Hangouts Chat -pikaviestit
• Google Ryhmät
• Tiedostot Google Drivessa ja Team Driveissa

Google Holvi saatetaan ymmärtää Google Workspacessa säilytetyn datan varmuuskopiointi- ja palautusratkaisuksi, jota se ei kuitenkaan ole. Google Holvi on luotu arkistointia varten, ei varmuuskopiointia varten. Mikäli organisaatiossa on tarvetta tiedon varmuuskopioinnille (backup & restore), löytyy markkinoilta eritoten tähän suunniteltuja ratkaisuja, kuten Backupify ja Spanning Backup.

Google Holvi on saatavilla Google Workspace Business ja Google Workspace Enterprise -lisenssitasoissa.

Mihin Google Holvi on tarkoitettu?

Arkistointi – Google Holvin avulla Google Workspace -pääkäyttäjät voivat luoda säilytyskäytäntöjä, joilla määritellään kuinka kauan tietoa halutaan säilytettävän ennen kuin se poistetaan käyttäjätileiltä ja Googlen järjestelmistä. Jotakin tietoa, kuten tositteita, saatetaan haluta säilyttää ikuisesti kun taas esimerkiksi organisaation vastaanottamat työhakemukset, jotka sisältävät työnhakijoiden henkilökohtaista tietoa, olisi hyvä merkitä automaattisesti poistettavaksi 6kk sisällä saapumisestaan.

Lakisääteiset tiedon pidot (Legal holds) – useimmissa tapauksissa tällainen tiedon säilyttämisvaatimus asetetaan johtuen meneillään olevasta lakiselvittelystä ja niiden tarkoitus on säilyttää ja suojata data. Yksittäisille käyttäjätileille asettamien legal hold -sääntöjen avulla varmistetaan, että käyttäjätiliin liittyvä tieto pysyy koskemattomana vähintäänkin niin pitkään kuin mahdollinen lakiprosessi ja -käsittely sen vaatii.

Haku – Google Holvin tehokas hakutoiminto eli eDiscovery kattaa kaiken organisaation sähköposteissa, Hangouts Chat -viesteissä, Drivessä ja Google Groupsissa olevan tiedon. Haun voi rajata koskemaan käyttäjätiliä, ajanjaksoa, tiedostotyyppiä tai tiettyä avainsanaa.

Tiedon lataaminen – kaikki tieto voidaan ladata ulos Google Holvista mahdollista jatkokäsittelyä varten.

Audit-raportit – lokeista ja raporteista voi tarkastella mitä toimia käyttäjätileillä on tehty organisaation omistamalle tiedolle ennalta määritellyn ajanjakson sisällä. Myös Holvissa tehdyt toimenpiteet, kuten jokainen haku, tallentuvat ja niitä on mahdollista auditoida.

Näin pääset alkuun Google Holvin kanssa

Google Holviin pääsee osoitteesta: ediscovery.google.com. Oletuksena super-admineilla on pääsyoikeus Google Holviin, mutta oikeuksia voi antaa myös muille valituille pääkäyttäjille.

Step 1

Ensimmäinen asia, jonka pääkäyttäjän tulee tehdä Google Holvissa on datan arkistoinnin määrittely eli säilytyskäytäntöjen luominen. Säännöillä sanellaan ketkä käyttäjät pääsevät käsiksi mihinkin dataan ja kuinka pitkän aikaa.

Pääkäyttäjät voivat luoda organisaatiolle omia räätälöityjä sääntöjä, jotka perustuvat ajanjaksoihin, hakutermeihin ja organisaatioyksiköihin. Nämä säännöt astuvat voimaan heti ja niiden vaikutus dataan alkaa. Säännöt kannattaa luoda huolellisesti heti ensimmäisellä kerralla, jolloin tarpeellisen tiedon vahinkopoistamisia ei tule.

Step 2

Seuraavaksi on hyvä ottaa tarkasteluun mahdolliset lakisääteiset tiedon pidot eli ns. Legal Holdien tarve. Onko organisaatiossa meneillään lain edellyttämiä selvityksiä tai prosesseja, jossa joidenkin yksittäisten käyttäjätilien tiedon säilyminen pitäisi varmistaa? Jos on, ota Google Holvin Legal holds -ominaisuus käyttöön tässä vaiheessa.

Legal hold -säännöt menevät aina säilytyskäytäntöjen yli. Käytännössä tämä tarkoittaa, että vaikka aiemmin käytännössä on saatettu määritellä tietyn käyttäjän datan poistaminen esim. 90 päivän päästä, mutta kyseinen käyttäjä on myöhemmin asetettu legal holdiin, hänen dataansa säilytetään Google Holvissa kunnes legal hold poistetaan.

Step 3

Tässä vaiheessa kannattaa myös tutustua Google Holvin tehokkaaseen hakutoimintoon. Tietyn sisällön etsiminen ison organisaation tietovirrasta on pahimmillaan päätä huimaava koettelemus.

Google Holvin hakuparametrit auttavat rajaamaan haun tuottamaan mahdollisimman relevantin tiedon. Parametreina voi käyttää mm. käyttäjätiliä, tiedoston nimeä, tiedostotyyppiä ja tiedoston sisältöä. Hakukriteerit voi myös tallentaa myöhempiä vastaavia hakuja nopeuttaakseen. Lisäksi haut ovat dynaamisia, eli tuottavat joka kerta päivitetyn tuloksen uusimmasta tallessa olevasta tiedosta.

Step 4

Kun olet onnistunut hakemaan Google Holvista tarvitsemasi tiedon, voit ladata hakutulokset ulos Google Holvista haluamassasi formaatissa.
Tuettuja formaatteja ovat:

• PST
• XML
• CSV
• PDF tulostus tai tallennus Google Driveen
• MBox -formaatti

Vientitiedosto sisältää hyvin yksityiskohtaista tietoa perustuen tekemääsi eDiscovery-hakuun ja sen parametreihin. Metadata sisällytetään mukaan todistamaan, että kyseessä on sama koskematon tieto kuin mikä on tallennettuna Googlen palvelimilla.

Step 5

Vain harvoilla käyttäjillä tulee olla pääsy Google Holviin ja he pystyvät luomaan retentiosääntöjä ja tekemään muutoksia asetuksiin. Oletuksena super-admineilla on pääsy Google Holviin. Oikeuksia voi jakaa myös muille valituille käyttäjille.

Mikäli jokin tapahtuma Google Holvissa kaipaa tarkistamista, ympäristö voidaan auditoida ja selvittää raportin avulla millä käyttäjätilillä on tehty muutoksia, kuten esimerkiksi luotu uusia sääntöjä tai poistettua tiettyä dataa. Tällä tavalla Google Holvin käyttöä pystytään valvomaan läpinäkyvällä ja hallitulla tavalla.

Google Holvi EI OLE varmuuskopiointiratkaisu

On ihan ymmärrettävää, että jotkut saattavat virheellisesti mieltää Google Holvin ratkaisuksi jota voi hyödyntää tiedon varmuuskopiointiin ja palauttamiseen (backup & recovery). Google kuitenkin vahvasti painottaa, että sitä se ei kuitenkaan ole. Google Holvin päätoiminnallisuudet liittyvät eDiscovery-hakutoimintoon ja tiedon tutkintaan.

Käyttäjät voivat säilyttää dataa niin kauan kuin on tarpeen, mutta kun tieto kerran poistetaan, sitä ei voida enää palauttaa. Jos organisaatio poistaa käyttäjätilin kokonaan Google Workspacesta, kaikki tähän tiliin liittyvä data poistuu myös Googlen palvelimilta, mukaan lukien käyttäjän Google Holvi -arkistot.

Tilanteissa, joissa henkilö poistuu organisaatiosta mutta tämän käyttäjätilin omistama tieto halutaan säilyttää Google Holvissa, tili täytyy jäädyttää (suspend) sen sijaan, että se poistettaisiin kokonaan. Jäädytetyn käyttäjätilin data, kuten esimerkiksi sähköpostit, säilyvät mutta tili ei pysty vastaanottamaan uusia viestejä.

Mikäli organisaatiossa on tarvetta tiedon varmuuskopioinnille (backup & restore), löytyy markkinoilta eritoten tähän suunniteltuja päteviä ratkaisuja, kuten Backupify ja Spanning Backup. Varmuuskopiointiratkaisut täydentävät erinomaisesti hyvin konfiguroitua Google Holvia.

Google Holvin saatavuus

Google Holvi on saatavilla sisäänrakennettuna Google Workspace Business ja Enterprise -palvelutasoissa. Ole meihin yhteydessä, jos olet kiinnostunut tutustumaan tarkemmin laajempien palvelutasojen tuomiin etuihin ja arvioimaan olisiko lisenssimallin päivityksestä teidän organisaatiollenne muitakin hyötyjä. Gappsilla ja Googlella on vuoden 2018 loppuun saakka voimassa erikoiskampanja Business ja Enterprise -päivityksille. Nyt jos koskaan kannattaa punnita vaihtoehdot ja tarttua tuntuviin tarjouksiin.

Googlen Youtube-kanavalta löydät muutaman minuutin esittelyvideon Google Holvista