Nauti paremmasta työpäiväkokemuksesta selkiyttämällä Google-ympäristöäsi

Kohti sujuvampia työpäiviä: Järjestä Google-ympäristösi selkeämmäksi ja nauti paremmasta työkokemuksesta

Työpäivämme ovat usein täynnä erilaisia tehtävälistoja, kokouksia, deadlinejä ja ja työsuunnitelmia. Kasaantuvan työkuorman äärellä saattaa tuntua, että aikaa on liian vähän kaiken tämän hallintaan. Matka kohti parempaa hallinnantunnetta ja mielenrauhaa kiireisessä työarjessa alkaa siistimällä ja optimoimalla omaa digitaalista työympäristöä.

Muutama vuosi sitten Suomeen rantautui trendi, joka keskittyy sisäisen rauhan löytämiseen ulkoisten asioiden järjestämisellä. KonMarin menetelmän ydinajatuksena on luopua tarpeettomasta ja säilyttää vain ne asiat, jotka tuovat iloa kotona. Tässä menetelmässä tavarat käydään huolellisesti läpi yksi kerrallaan ja jokaisen tavaran kohdalla pysähdytään miettimään onko se todella tarpeellinen. Mutta, oletko koskaan harkinnut näiden periaatteiden soveltamista digitaaliseen elämääsi, erityisesti Google Workspace -ympäristöösi?

Aloita luomalla visio täydellisestä digitaalisesta työtilasta

Marie Kondo kannustaa aloittamaan siivoamisen luomalla vision haluamastamme elämästä. Viedäänpä tämä digitaaliseen työympäristöön - kuvittele ja visualisoi millainen olisi ideaalinen digitaalinen työtilasi? Millaiselta se näyttää ja miten se toimii? Kuinka se edistää yhteistyötä ja vuorovaikutusta? Selkeä visio auttaa tunnistamaan missä digitaalinen siivous - tai yksinkertaistaminen - on paikallaan.

Aloita yksi asia kerrallaan

KonMarin metodissa siivous aloitetaan kategorioiden mukaan, ei huoneittain. Ehkäpä tämä pätee myös digitaalisessa työympäristössä. Aloita siis yhdestä Google-ympäristön  kategoriasta kerrallaan. Kategoriat voivat olla vaikkapa sähköpostit, tiedostot, keskustelut tai chatit, tehtävät ja kalenterit. Nopein tie muutokseen on aloittaa yksi askel kerrallaan.

Siisti sähköposti - parempi mieli

Konmarituksessa keskeinen kysymys on: "Tuottaako tavara iloa?" Tämä on hyvä kysymys myös inboxissa. Käy läpi sähköpostisi ja kysy, palveleeko jokainen viesti tarkoitustaan tai tuoko se edelleen arvoa sinulle tai tiimillesi. Varmaan meidän kaikkien saapuneiden sähköpostien laatikosta löytyy viesti, jonka otsikko alkaa: VS: RE: RE: RE: RE: RE: Vs RE:", ja joka tuntuu viestiketjuna jatkuvan loputtomiin. Aloita siivoamalla viestiketjut ja arkistoimalla meilit, joita et inboxissa enää tarvitse.

Hallinnantunnetta tiedostonhallinnalla

Google Drive saattaa muuttua labyrintiksi, johon tiedostot ja asiakirjat häviävät. Ota hetki aikaa ja käy läpi omat tiedostosi poistaaksesi turhat kopiot ja vanhat versiot sekä järjestelläksesi ne loogisiin kansioihin. Siisti digitaalinen tiedostorakenne auttaa sinua löytämään tarvitsemasi tehokkaammin.

Entä jos tarkastelisit jokaista tiedostoa kerrallaan ja yrittäisit tunnistaa, onko uusi versio korvannut sen? Ainakin minulle tuttua on se, että samanlainen dokumentti löytyy:

• draft-2023marketingbudget-MK-TT-final090923-finalfinal ja
• draft-2023marketingbudgett-MK-TT-final090223-finalfinal-revisited15092023-MK-final

Kansiosta saattaa löytyä tiedosto myös muutamalla muulla nimellä joiden perusteella voidaan olettaa, että jossain olemassa vielä yksi versio, jonka nimi on joku ihan muu, ja jota MK ja TT eivät ole vielä nähneetkään.

Selkeä kalenteri tukee työn sujuvuutta

Suuri osa työpäivän sujuvuudesta muodostuu kalenterin hallinnasta. Varmista, että kalenterisi on osa itsesi johtamista. Varaa aikaa keskittymistä vaativaan työhön, arvioi uudelleen toistuvat tapaamiset ja tarve osallistua niihin, peru tilauksesi tarpeettomista kalentereista ja yksinkertaista kalenterinäkymääsi. Kansainvälisessä työympäristössä saatat heloittaa aikavyöhykkeiden kanssa työskentelyä lisäämällä useampia aikavyöhykkeitä kalenterinäkymään. Siisti kalenteri auttaa sinua keskittymään oleelliseen. Muista myös, että on täysin hyväksyttävää kieltäytyä kokouksista, joissa ei ole agendaa tai  joiden tarkoitus ei selviä kalenterimerkinnästä.

Oikea viesti, oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan

Tarkastele sisäisen viestinnän kanavia. Onko teillä sisäinen viestintä pääsääntöisesti  sähköpostissa? Jos on, kannattaa arvioida muita työkaluja. Jos käytössä on Google Chat tai Slack voit hypätä suoraan tarkastelemaan viestinnän rakenteita; missä kanavassa mikäkin viesti on oikeassa paikassa. Tarkastele myös palvelevatko chatit ja kanavat edellä asettamaasi visiota? Onko viestinnän rakenteet yksinkertaisia, järkeviä ja edistävätkö ne yhteistyötä? Voisitko siirtää osan keskusteluista väliaikaisiin kanaviin, joissa viestintä arkistoidaan, kun viestinnän tarve vähenee.

Olen varma, että en ole yksin kohdatessani vaikeuksia ymmärtää miten ja missä mikäkin viesti tulisi jakaa. Kuka tämän viestin haluaa lukea, missä ja miten. Itse päädyn usein epäselvissä tilanteissa valitsemaan kahden tai kolmen kanavan välillä ja välillä jopa jakamalla saman viestin useampaan paikkaan varmistaakseni, että viesti tavoittaa kaikki, jotka saattavat haluta lukea sen. Tai päädyn avaamaan uuden ryhmäkeskustelun kanavan sijaan, koska en ollut varma, missä kanavassa viestin tulisi olla. Entä, jos tarkastelisit erilaisia keskusteluja ja kanavia ja miettisit, palveleeko ne aktiivista tarkoitusta? Onko kanavalla selkeä omistaja? Onko se edelleen pätevä vai voisitko tallentaa tuloksen muualle ja arkistoida sen keskustelun?

Säännöllinen siivous tai prosessit varmistamaan ympäristön siisteys

Ylläpidä digitaalisen ympäristön siisteyttä säännöllisesti. Varaa aikaa viikottain tai kuukausittain sähköpostien, tiedostojen ja kalenterin selkeyttämiseen. Jatkuva ylläpito auttaa sinua pitämään hallinnan tunteesta kiinni. Parhaimmillaan organisaatiossa on jalkautettu käytännöt ja hallinnolliset rakenteet, joilla ympäristö pysyy siistinä. Nimeämiskäytännöt, selkeät tiedostorakenteet, sähköpostien käytännöt sekä sisäisen viestinnän rakenteet ylläpitävät ympäristösi siisteyttä ja selkeyttä.

Vähemmän on enemmän

Digitaalisessa maailmassa vähemmän on usein enemmän. Käy aika ajoin läpi sovellukset, työkalut, käyttämättömät Chrome-laajennukset ja poista tarpeettomat käytöstä.

Varmista tietoturva ja varmuuskopiot

Tärkeä osa selkeää ja toimivaa digitaalista työympäristöä ovat tietoturva ja varmuuskopiointi. Käy säännöllisesti läpi ja päivitä tietoturva-asetuksesi suojataksesi datasi. Turvallinen ympäristö rakentuu varmistamalla muun muassa, että käyttäjien identiteetin- ja pääsynhallinta on kunnossa sekä ylläpitämällä varmuuskopiot niin sähköposteista kuin tiedostoista. Lisäksi kaksivaiheinen tunnistautuminen ja käytännöt tiedostojen ulkoiseen jakamiseen pitävät digitaalisen ympäristön turvattuna. Muistathan, että inhimillinen virhe on useimmiten se suurin tietoturvariski. Asianmukaisilla työkaluilla voit minimoida nämä riskit.

Jaa parhaat käytänteet koko organisaatioon

Työpäiväsi sujuvat tehokkaammin ja ilman turhautumista, jos selkeyttä ylläpitävät prosessit ja käytännöt ovat omaksuttu koko organisaatiossa. Google Workspacen työkalut parantavat tuottavuutta, yhteistyötä ja tiimityötä, kun yhteiset rakenteet ja prosessit ovat kaikkien käytössä. 

Vaikka et soveltaisi KonMarin metodia digitaaliseen työympäristöösi, saatat silti olla samaa mieltä siitä, että selkeä ja turvallinen digitaalinen työympäristö parantaa työn sujuvuutta. Siivoamalla ja optimoimalla Google-ympäristösi saavutat parempia työpäiväkokemuksia, jotka tuottavat iloa, tehostavat yhteistyötä ja tuottavuutta.