Työnhallinnan, tehokkuuden ja laadun optimointi on kriittisen tärkeää kaikenlaisille organisaatiolle, oli kyseessä sitten yritys, joka tarjoaa tuotteita tai palveluita, julkisen sektorin toimija tai voittoa tavoittelematon järjestö. Tehokas työprosessien, tehtävien ja projektien hallinta ei ainoastaan paranna kannattavuutta, vaan sillä on myös suora vaikutus työyhteisön hyvinvointiin.
Tänä päivänä organisaation menestys ei enää perustu yksinomaan liiketoiminnallisiin tavoitteisiin, vaan myös siihen, kuinka hyvin organisaatio kykenee täyttämään velvollisuutensa esimerkiksi sosiaalisen vastuun näkökulmasta, jossa organisaatio huolehtii henkilöstön hyvinvoinnista, osaamisesta ja osaamisen kehittämisestä ja tasa-arvon kunnioittamista ja edistämisestä. Työntekijöitä ei pidä nähdä pelkästään organisaation resurssina, vaan heidän roolinsa on olennainen osa organisaation kasvun ja menestyksen kannalta. Työntekijöiden hyvinvointi, motivoituneisuus ja tyytyväisyys ovat suorassa yhteydessä organisaation suorituskykyyn ja pitkäaikaiseen menestykseen.
Tässä blogikirjoituksessa tarkastellaan kymmentä keskeistä KPI-mittaria (Key Performance Indicator), jotka voivat auttaa organisaatioita mittaamaan ja parantamaan työnhallintaa. On kuitenkin ensiarvoisen tärkeää ymmärtää, että näiden mittareiden seuranta ei voi onnistua, ellemme huomioi työntekijöidemme merkitystä ja hyvinvointia mittareiden asettamisessa ja seuraamisessa. Jokaisen mittarin perimmäisenä tarkoituksena on mahdollistaa organisaation päivittäinen toiminta poistamalla esteitä ja luomalla hallinnan tunnetta jokaisella organisaatiotasolla. Tarkastelemme, miten nämä mittarit voivat olla hyödyksi organisaation tehokkuuden ja työntekijöiden hyvinvoinnin parantamisessa, ja miten nämä kaksi näkökulmaa ovat kiinteässä yhteydessä toisiinsa.
Valmistumisaste on KPI, joka kertoo, kuinka monta projektia tai tehtävää on saatu päätökseen ajoissa suhteessa kokonaismäärään. Korkea prosenttiosuus voi viitata hyvään työnhallintaan. Mittari on toimiva tehokkuuden mittari, mutta on hyvä huomioida, ettei se kerro yksinään kokonaiskuvaa projektin tai työtehtävän onnistumisesta. Tärkeää on varmistaa, että työntekijöille on varattu riittävästi aikaa ja resursseja tehtäviensä hoitamiseen laadukkaasti.
Tehtävätehokkuudella mitataan esimerkiksi suunnitellun ja toteutuneen työajan välistä eroa (aikatehokkuus) tai tarvittavien resurssien määrää tehtäväkohtaisesti (kustannustehokkuus). Tämä indikaattori antaa tietoa siitä, kuinka hyvin suunnitelmat vastaavat todellisuutta. Tehtävätehokkuuden mittauksen tarkoituksena on tunnistaa, mitkä tehtävät vievät eniten aikaa, resursseja tai aiheuttavat eniten virheitä, ja pyrkiä parantamaan näiden tehtävien suoritusta. Mittaamalla voidaan auttaa organisaatiota saavuttamaan parempaa tulosta ja lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä, kun työtehtävät sujuvat jouhevammin.
Tuottavuuden suhdeluku on mittari, joka mittaa tuottavuutta suhteessa käytettyihin resursseihin. Se auttaa organisaatioita arvioimaan, kuinka tehokkaasti ne tuottavat tulosta verrattuna niihin panostettuihin resursseihin, kuten työaikaan, rahallisiin investointeihin tai muihin voimavaroihin.
Työntekijän käyttöaste kertoo sen ajan prosenttiosuutena, joka työntekijän työajasta kuluu tuottavaan työhön. Käyttöaste on erinomainen mittari tarkastellessa työntekijälle kohdistuvaa kokonaiskuormitusta, jotta esimerkiksi tehtävätehokkuus pysyy kannattavalla tasolla eikä työstä aiheudu liiallista kuormitusta tekijälleen. On tärkeää huomioda, että palautuminen työajalla voi mahdollistaa innovatiivisemman ja tuottavamman työyhteisön.
Työkasauma on KPI, joka mittaa tekemättömän työn tai tehtävien määrää. Jatkuvasti korkea työkasauma saattaa viitata työnhallinnan tehottomuuteen tai siihen, että yksittäisellä työntekijällä on liikaa työtehtäviä tai siihen käytettävissä oleva aika on liian vähäinen. Työkasauman ja työnhallinan selvittämisessä tärkeintä on työtehtävien aukikirjoittaminen, joka auttaa työtehtävien priorisoinnissa.
Resurssien allokaation mittari mittaa resurssien käyttöä esimerkiksi projektissa. Tämä voi auttaa tunnistamaan, jos resursseja käytetään yli tai ali. Samaa mittaria voi hyödyntää myös muussa työmäärän mittaamisessa. Kun työtehtävien toteuttamiseen tarvittava aika on laskettu suurpiirteisesti auki, saadaan parempi käsitys siitä, onko organisaatiossa tarvittava määrä resursseja jokaisen työtehtävän toteuttamiseen vai tarvitseeko esimerkiksi rekrytoida lisää käsipareja.
Vaikka työntekijöiden tyytyväisyys on subjektiivinen käsite, voidaan säännöllisten työtyytyväisyyskyselyiden avulla mitata, kuinka tyytyväisiä työntekijät ovat nykyisiin työnhallinnan käytänteisiin, prosesseihin, työssä tarvittaviin työkaluihin sekä järjestelmiin. Tyytyväiset työntekijät ovat motivoituneempia, tuottavampia ja sitoutuneempia työtehtäviinsä. Säännölliset kyselyt sekä keskustelut auttavat selvittämään, mitä työntekijät tarvitsevat tunteakseen itsensä arvostetuksi ja motivoituneiksi.
ROI mittaa projektin, tehtävän tai investoinnin voittoja ja kustannuksia. On tärkeää kuitenkin huomioida ROI:n lisäksi muut mainitsemamme mittarit, jotta saavutettu tuotto muodostuu vastuullisesti. Jos voitto saavutetaan työntekijöiden kustannuksella, se voi heikentää pitkän aikavälin tulosta.
Laatumittarit ovat mittareita, joita käytetään arvioimaan tuotteen, palvelun, prosessin tai projektin laadullista suorituskykyä. Laatumittarit auttavat organisaatiota seuraamaan ja arvioimaan, kuinka hyvin ne täyttävät laatuun liittyvät tavoitteet ja standardit. Näitä käytetään yleisesti eri toimialoilla ja organisaatioissa varmistamaan, että tuotteet ja palvelut täyttävät asiakkaiden odotukset ja tarpeet. Laatumittareita ovat esimerkiksi asiakaspalautteiden määrä ja laatu, virheiden korjausaika, palautuksien määrä ja aikataulussa pysyminen. Selkeät laatumittarit auttavat esimerkiksi työntekijöitä ymmärtämään, millaista toimintaa organisaatio edellyttää heiltä.
Kiertoaika on aika, joka kuluu yhden tietyn prosessin tai tehtävän suorittamisesta sen alkamishetkestä siihen, kunnes se on valmis.Kiertoaikaa voidaan soveltaa eri yhteyksissä, kuten valmistuksessa, palvelualoilla ja projektinhallinnassa, ja se auttaa organisaatioita ymmärtämään kuinka nopeasti ne pystyvät tuottamaan tuotteita ja palveluita tai suorittamaan tietyt tehtävät. Kiertoaika on olennainen mittari, kun pyritään tunnistamaan pullonkauloja prosesseissa ja parantamaan niiden tehokkuutta.
Jokainen näistä KPI:stä tarjoaa arvokasta tietoa, joka voi auttaa parantamaan työnhallintaa organisaatiossa. On tärkeää huomata, että mittareita voidaan soveltaa erilaisiin organisaatioihin, olipa kyse sitten pienestä startupista tai suuresta monikansallisesta yrityksestä.
Mittaamalla ja seuraamalla projektien valmistumisastetta, tehtävätehokkuutta, tuottavuuden suhdetta, työntekijöiden käyttöastetta, työkasaumaa, resurssien allokaatiota, työntekijöiden tyytyväisyyttä, sijoitetun pääoman tuottoa, laatumittareita tai kiertoaikaa, organisaatiot voivat saada kattavan kuvan työnhallinnan tilasta sekä mahdollisista parannuskohteista.
On kuitenkin tärkeä muistaa, että pelkät numerot eivät ole riittäviä. Organisaatioon on myös luotava kulttuuri, jossa työntekijöiden panosta arvostetaan ja heidän hyvinvointiinsa kiinnitetään huomiota. Vasta sitten näitä mittareita voidaan käyttää tehokkaasti ja vastuullisesti työn optimointiin ja parantamiseen. Yhdistämällä tehokkuuden mittaamisen ja työntekijöiden tyytyväisyyden, organisaatiot voivat saavuttaa pitkäaikaisen tuottavuuden kasvun ja lisätä työnhallinnan tunnetta muuttuvassa maailmassa.