Työyhteisöviestintä digitaalisen kulttuurin rakentajana – 3×3 vinkkiä

Työn joustavuuden lisääntyessä perinteinen sisäinen viestintä ei enää toimi. Se ei aktivoi eikä sitouta yrityksen tärkeintä voimavaraa eli työntekijöitä. Tämä muutos haastaa viestijän toimenkuvaa ja käytettäviä työkaluja entistä enemmän.

Aidon osallistumisen ja vuorovaikutuksen korostaminen yrityksen sisäisessä viestinnässä vaatii sen, että valta viestinnässä siirretään työntekijöille.

Tästä aiheesta keskusteltiin webinaarissamme, jonka tallenteen voit katsoa täältä. Mukana webinaarissa oli Happeon Maarit Huhtala avaamassa heidän lähestymistä sisäiseen viestintään, sekä Trimblen Taina Saarikoski kertomassa, kuinka Trimble Solutions rakentaa yhteisöllistä digitaalista kulttuuria Happeon avulla.

Webinaarissa Anna-Liisa, Maarit sekä Taina jakoivat kukin kolme vinkkiä, jotka on syytä ottaa huomioon, kun lähdetään rakentamaan työyhteisöviestintää uuden alustan avulla.

Kolme kovaa vinkkiä kertaa kolme

Anna-Liisa Merisaari, Gapps

1. Konseptoi ja asemoi työkalut

Miettikää ja sopikaa yhdessä, mihin yrityksen eri työkaluja on tarkoitus käyttää. Jos uudesta digitaalisesta työskentelyalustasta halutaan tietopankki, niin tehdään siitä sellainen. Jos siitä halutaan paikka vuorovaikutukselle ja sen mahdollistamiselle, niin sitten siitä tehdään sellainen. Tärkeintä on olla yhdessä ymmärryksessä olemassa olevista työkaluista ja niiden suunnitellusta käyttötarkoituksesta.

2. Työtapojen kehittäminen ja työkalut tarvitsevat puutarhurin

Työtapojen kehittämiselle ja työkaluille on syytä löytyä omistaja. Tarkoituksena toki on, että uudella alustalla työntekijät voivat itsenäisesti keskustella ja luoda sisältöjä. Se vaatii kuitenkin myös ylläpitoa ja onkin hyvä, että jonkun vastuulla on olla siivoamassa pois sisältöjä jotka ovat vanhentuneita, eivät tuo enään arvoa tai eivät aktivoi.

3. Opettele irti turhasta kontrollista

Disclaimer: tämä on varmasti vaikeaa perinteiselle viestijälle, ja siitä voi olla haastavaa opetella irti. Viestinnän ei kuitenkaan täydy kulkea pullonkaulan läpi, vaan täytyy voida päästä irti pilkkujen viilaamisesta tai siitä, että viestit lähtevät esimerkiksi tietyssä muodossa. Aitoa vuorovaikutusta ei pysty eikä pidä yrittää kontrolloida.

Maarit Huhtala, Happeo

1. Kuuntele työntekijöitä sisältöjä suunniteltaessa

Kuuntele, kuuntele, kuuntele. Vaikka viestinnän ammattilaisella tai yritysjohdolla olisi kuinka vahva näkemys, ei kuitenkaan voida aina tietää varmasti mitkä asiat oikeasti kiinnostavat työntekijöitä. Esimerkiksi yritys ei välttämättä pystykään järjestämään niin mielekästä viestintää ja virkistystoimintaa verrattuna siihen, että ideat ja aloitteet tulevat työntekijöiltä itseltään. Hyvä esimerkki tällaisesta toiminnasta on Trimblen Klubit.

2.Seuraa dataa ja kehitä tavoitteellisesti

Markkinoinnissa on jo pidempään käytetty dataa kehittämään toimintaa ja mittamaan viestien ja markkinointitoimenpiteiden toimivuutta. Dataa olisi hyvä käyttää myös sisäisen viestinnän kehittämisessä, työntekijöiden aktivoimisessa ja yrityskulttuurin kehittämistoiminnassa. Kuinka moni luki viestin? Miten siihen reagoitiin? Kommentoitiinko siihen? Toimenpiteiden toimivuutta pitäisi pystyä mittamaan ja kehitystoiminnan tavoitteiden olla sen mukaisia.

3. Johdon tuki varmistaa menestyksen

Kun aletaan kehittämään sitä kuinka työyhteisö viestii, toimii ja tekee yhdessä töitä, niin tärkeintä on, että yrityksen johto on siinä mukana ja näyttämässä esimerkkiä. Ainoastaan siten voidaan saada pysyvää muutosta aikaan.

Taina Saarikoski, Trimble Solutions

1. Viestintä kuuluu kaikille – älä ole tulppa!

Viestintä kuuluu kaikille, ei vain viestinnän ammattilaisille. Älä ole tulppa, vaan puutarhuri joka kannustaa kaikkia viestimään ja on tarvittaessa mukana sparrailemassa.

2. Muista käytön helppous – rohkaise ja tue!

Uuden alustan käytön ja viestimisen pitäisi olla helppoa. Kaiken viestimisen ei tarvitse olla täydellistä ja tarkkaan harkittua. Pääasia on, että ihmiset saavat pääviestinsä ulos. Rohkaise, tue ja luo puitteet, jotta kynnys olisi mahdollisimman matala.

3. Inspire – Engage – Achieve

Lyhyestä virsi kaunis: Inspiroi ja sitouta, niin saat tuloksia aikaan.