EasyPark och PARK NOW: nya sätt att jobba med Google Workspace | Gapps

Samarbetet i korthet

Vårt mål: att skapa förändring, inte bara genom att implementera tekniska lösningar utan även genom att utveckla nya arbetssätt.

Utgångspunkt: att få alla att arbeta tillsammans som ett enda företag

När EasyPark förvärvade PARK NOW blev de Europas mest använda parkeringsapp. Från den ena dagen till den andra nästan fördubblades företagets storlek.

Det är alltid en utmaning att sammanföra två företagskulturer, särskilt när deras arbetssätt skiljer sig åt. I det här fallet arbetade företagen på vitt skilda samarbetsplattformar: EasyPark använde Google Workspace och PARK NOW använde Microsoft 365. 

EasyPark ville få alla att arbeta tillsammans som ett enda företag. Eftersom båda företagen redan hade välfungerande arbetsprocesser var det inte rimligt att försöka passa in det förvärvade företaget i en befintlig mall. I stället beslöt man sig för att omdefiniera arbetssätten för att gynna alla medarbetare. För att göra detta behövde de en erfaren partner: Gapps.

Det handlade inte bara om teknik, det handlade om människor och kulturer som möttes och blandades. Vår huvudsakliga drivkraft var att kunna arbeta som en enhet, att göra saker under ett och samma varumärke och kunna samarbeta internt, inte jobba som två separata enheter.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark

Nyckeln till framgång: omsorgsfullt bakgrundsarbete, aktivt ledarskap, medarbetarutbildning och tekniska lösningar

Att transformera ett arbetssätt handlar inte bara om rätt teknisk utrustning, utan om människorna och hur de gör saker och ting. Därför sätter vi aldrig igång ett sånt här projekt genom att välja ut en teknik och sedan bara fokusera på den. Så här såg vår process ut med EasyPark. 👇

Förstudie för att definiera de bästa lösningarna

• Tillsammans utgick vi från förutsättningen att det inte finns några förutsättningar: vi ville inte välja några verktyg innan vi hade fått grepp om helheten.
• Förstudiens mål var att vi skulle förstå målen med fusionen: Varför förvärvade EasyPark PARK NOW? Hur ser verksamheten och marknaden ut? Hur ser de båda företagen ut – vilken kultur finns och hur arbetar de?
• Först när vi hade den förståelsen kunde vi välja ett samarbetsverktyg som kunde stötta både medarbetarna och företaget på bästa sätt. I slutändan var Google Workspace det bästa valet.

Förändringsledning för att göra det lättare för folk att godta förändring

• Det kan vara läskigt med förändring, så när grundläggande verktyg och processer ändras är förändringsledning en mycket viktig del.
• Vi gjorde ett utförligt analys- och bakgrundsarbete där vi samtalade med huvudintressenter och medarbetare samt definierade nyckelanvändare och inlärningsvägar. 
• Kommunikation är av yttersta vikt. Tillsammans med EasyPark delade vi aktivt med oss av vad som hände och vad som förväntades av medarbetarna. Statusuppdateringar förmedlades via Slack och verksamhetsuppdateringar varje månad. Vi skapade öppna Slack-kanaler för frågor.
• Projektets budskap var knutet till hela fusionens budskap: Ett enat EasyPark. Google Workspace var ett sätt att uppnå detta mål och därför blev det den främsta framgångsfaktorn för fusionen. Alla förstod dess värde.

Medarbetarutbildningar såg till att de nya verktygen och processerna togs emot väl

• EasyPark hade redan ett mycket öppet, samarbetsinriktat arbetssätt medan PARK NOW hade striktare rutiner, exempelvis gällande fildelning. Vi visade att det går att använda ett öppet arbetssätt och ändå bibehålla samma nivå av säkerhet och efterlevnad.
• Vi tog fram en utbildningskalender som var skräddarsydd efter medarbetarnas behov. Den innehöll obligatorisk utbildning som alla måste genomföra och frivillig utbildning så att medarbetarna kunde förbättra sina kunskaper i de nya verktygen. Dessa kurser var öppna för alla anställda – från både PARK NOW och EasyPark.

Funktionerna i Google Workspace ändras mycket snabbt. Du kan lära dig nya saker även om du har använt det i flera år. Det gjorde till och med jag.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark 

Omsorgsfullt verkställande av tekniska lösningar

• Att flytta data från M365 till Google Workspace var ett viktigt steg att få till helt rätt. Vi ville vara säkra på att inget arbete skulle störas och att alla affärskritiska data skulle förbli intakta. Vi kontrollerade allting fil för fil.
• Nivån på informationssäkerhet skiljde sig mellan företagen: PARK NOW var ISO-certifierat, EasyPark inte. Vi såg till att inga befintliga certifieringar och deras fördelar för verksamheten skulle gå förlorade.
• Driftsättningen verkställdes stegvis. Först kom it-avdelningen och tidiga brukare – en grupp som började använda de nya verktygen några veckor före de andra. På detta sätt validerade vi flödet och såg till att medarbetarna förstod processerna och verktygen. Innan driftsättningen tillämpades över hela företaget flaggade vi de tidiga brukarna som erfarna användare – på så sätt blev de ambassadörer inom företaget som kunde ge sina kollegor stöd.

Vi kan ha den coolaste tekniken och göra en fantastisk teknisk migrering, men om de anställda inte vet hur de ska använda verktygen eller är rädda för att använda dem spelar det ingen roll. Därför var förändringsledning det viktigaste för mig. Gapps hjälpte oss med det och med att utbilda medarbetarna. De var bra på att hantera de frågor som uppstod längs vägen och att säkerställa att medarbetarna godtog förändringen.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark 

Resultat: En öppen företagskultur och effektiva arbetsrutiner 

Nu arbetar hela företaget verkligen som ett och medarbetarna kan samarbeta. Alla använder samma verktyg och har tillgång till nödvändiga resurser. Det är de små sakerna som gör hela skillnaden – nu kan till exempel de anställda se varandras kalendrar.

Även de mest skeptiska är nöjda med resultatet. Även anställda som länge arbetat med Microsoft har lovordat EasyParks it-avdelning och Gapps för ett väl genomfört projekt. Det bevisar att tvekan och oro kan övervinnas.

De nya processerna, tekniska miljöerna och utbildningarna har möjliggjort ett effektivt arbete och den nya företagskulturen är öppen. Alla filer och mappar är som standard öppna för alla medarbetare men information kan så klart fortfarande döljas där det behövs.

EasyPark har nu en grund att utgå från inför framtida fusioner. Processen kan lätt upprepas i framtiden om nya företagsförvärv blir aktuella.

Det är väldigt roligt att jobba med Gapps och det här året har bekräftat för oss att de vet vad de håller på med. De är väldigt trevliga och kunniga och vi byggde snabbt upp tillit till dem. Med andra partner känner jag ibland att jag behöver kolla upp dem, men med Gapps känner jag inte så. Jag vet att de vänder sig till mig när de behöver vägledning eller har frågor och jag känner inte att jag behöver passa dem. Om vi skulle genomföra en till större fusion skulle vi använda Gapps som partner igen.

Daniel Thor, Head of Internal IT, EasyPark 

Specialiseringen Work Transformation – SMB på Google Cloud är en bekräftelse på vår expertis

Vi har omvandlat digitala arbetsmiljöer sedan 2010 med hjälp av Googles tekniska lösningar och har verkställt över 1 000 olika omvandlingsprojekt med föregångare som EasyPark. Ett bevis på den djupgående expertis vi på Gapps besitter är att vi har fått denna utmärkelse från Google:

Partner med en specialisering är etablerade leverantörer av Google Cloud-tjänster, har beprövad kundframgång och har verifierats av en utomstående bedömare. Dessa partner har med framgång driftsatt Google Workspace åt SMB-organisationer, vilket omfattar att tillhandahålla tjänster för upprättande av styrning, teknisk implementering, medarbetarutbildningar, processer och support.

Vårt mål är att skapa förändring, inte bara genom att implementera tekniska lösningar utan även genom att utveckla nya arbetssätt.

Vi har redan diskuterat att fortsätta vårt samarbete med Gapps. De kan Google och vi använder det ännu inte till dess fulla potential. Vi skulle vilja ha deras hjälp med strategier på hög nivå, för att komma fram till vilken riktning vi ska välja. Om vi behöver göra något mer avancerat är det bra att ha en partner att bolla idéer med.

Daniel Thor, Head of Internal IT, Easypark