En transparent och användarvänlig OKR-modell till monday.com – fallet Sharper Shape

Företaget i korthet

Utgångspunkt

Med OKR-modellen delas ett företags strategi upp i gemensamma mål, nyckelresultat och uppgifter som sedan kan spridas ner till team- och individnivå. På Sharper Shape genomgick OKR-processen och den programvara som användes för övervakning och rapportering förändringar som gjorde att den inte längre kunde användas på det sätt som företaget krävde. Processen hade också blivit ett verktyg enbart för ledningen eftersom bara de hade tillgång till systemet. Alla som är bekanta med OKR-modellen vet att transparens är avgörande för att OKR-processer ska fortlöpa smidigt. Det var med andra ord dags att hitta ett nytt hem för företagets OKR-arbete. 

Lyckligtvis fanns det nya hemmet i närheten. Sharper Shape hade redan använt monday.com internt i andra processer, och personalen ville att även OKR flyttades dit. Det kändes helt självklart. Att inkludera OKR inom monday.com, en programvara som alla redan kände till skulle öka transparensen inom företaget.

Målet: en förbättrad OKR-process

Bytet till en ny programvara innebar att Sharper Shape kunde finjustera processen så den blev ännu bättre. Sharper Shape föreställde sig hur en optimerad OKR-process kunde se ut. Experter från Gapps omsatte denna vision till en utvecklingsplan.

”Det kändes fantastiskt att Gapps tog hänsyn till våra behov och byggde en genomförbar plan för att skapa OKR-processen på monday.com baserat på våra önskemål. Att ha en partner som verkligen lyssnar på kunden är mycket värdefullt”, säger Tiina Hynninen, Chief of Staff på Sharper Shape.

Varför Gapps?

Sharper Shape sökte en partner som kunde bistå i denna kritiska ledningsprocess.

”Vi hittade snabbt beröringspunkter med Gapps. I våra inledande diskussioner med dem kände vi att de verkligen lyssnade på oss, och vi kunde snabbt etablera en gemensam förståelse. Våra tidsramar var krävande, och Gapps kunde reagera väldigt snabbt”, säger Tiina om projektets uppstart.

Sami Lehtonen, Senior Product Manager på Sharper Shape, instämmer med Tiina:

”Gapps visade vilja och entusiasm att hitta ett nytt sätt att bygga vår OKR-process på monday.com. Vi kunde snabbt komma överens om innehållet och hur projektet skulle fortlöpa.”

OKR-processen byggdes upp i monday.com steg för steg

Vi började projektet med att undersöka Sharper Shapes nuvarande rutiner, hur OKR-processen byggdes upp, samt diskuterade deras behov och önskemål gällande OKR-processen. Vi ville specifikt förstå vad de ville förbättra med den befintliga processen.
Efter detta grundarbete påbörjades det tekniska genomförandet. När projektet inleddes gjorde vi ett antal justeringar av den ursprungliga riktningen utifrån Sharper Shapes mer detaljerade krav.

”Riktningsjusteringen sköttes av Gapps på ett snabbt och smidigt sätt. Detta visar att projektet hade rätt resurser från deras sida.”

Vi byggde processen steg för steg och när enskilda element började ta form visade vi Sharper Shape hur deras OKR skulle se ut visuellt på monday.com och hur de kunde användas där. Att få löpande feedback var en viktig del av varje fas.

”Generellt sett fick vi alltid vad vi behövde så att vi kunde gå framåt i projektet på ett smidigt sätt”, förklarar Tiina.

Under hela processen genomfördes regelbundna veckomöten i vilka vi diskuterade det genomförda arbetet och vad som skulle göras nästa vecka. Mellan mötena höll vi vid behov aktivt kontakt med varandra.

Projektet pågick under omkring en månad, och resulterade i en transparent OKR-process för alla. OKR-processen förändrades inte mellan de två systemen, men sättet den används och övervakas på monday.com utvecklades. Monday.com fungerar med en annan logik än det tidigare systemet som Sharper Shape använde, så det tog lite tid att vänja sig vid den nya implementeringen.

Varför monday.com?

Sharper Shape har i ett par år använt monday.com för olika ändamål, som till exempel digital produktionsledning, projektledning och leveranser. Det faktum att monday.com var en integrerad del i många olika processer gjorde det naturligt att också inhysa företagets OKR-processer där.

En annan anledning var möjligheten att öka transparensen. Sharper Shape ville att deras OKR skulle vara synliga för alla. Teamen fick därmed möjlighet att länka till, hänvisa till och kopiera dem som sina egna mål.

”Monday ger mycket fler möjligheter. Det är svårt att föreställa sig att hantera processer utan lösningen. En bra egenskap med Monday är att den anpassar sig i föränderliga situationer”, säger Sami.

Det kommer inte som någon överraskning att vi här på Gapps håller med.

”Monday.com är väl lämpat för att hantera olika processer, hur traditionella eller komplexa de än är. Speciellt när det gäller OKR-processer är Monday det naturliga verktyget att använda. Utöver transparensen möjliggör det bättre kommunikation eftersom diskussionerna kan ske under individuella mål”, säger Krista Nykänen, projektledare på Gapps.

Ska man bygga själv eller ta hjälp av en partner?

Monday.com kan implementeras fristående så att användarna själva kan bygga funktionerna de önskar. I så fall är det en bra idé att ha någon i organisationen som känner till programmet och kan ge stöd i den egna byggnationsprocesserna och fungera som huvudanvändare.

Att bygga en ny affärsprocess kan emellertid vara tidskrävande och kräva expertis, även om det sker i en välbekant programvarulösning. För att få bästa möjliga resultat kan det vara bra att använda en partner som ser bortom den rutinmässiga användningen och kan konstruera bästa möjliga process.

En annan faktor att ta in är resurserna. Projektet med Sharper Shape pågick i ungefär en månad, med ett par veckor som tillägnades teknisk utveckling. Väldigt få interna programvaruexperter kan avsätta ett par veckors arbetstid för utvecklingsarbete vid sidan av alla andra arbetsuppgifter.

Faktum är att begränsade resurser var det främsta skälet till varför Sharper Shape valde att förlita sig på expertisen hos en extern partner.

”Vi utnyttjade redan all vår kapacitet. Vi hade en extremt snäv tidsplan i denna övergång, och vi hade många andra projekt som pågick också samtidigt. Vi hade inte någon internt vi kunde delegera projektet till. Det var enklare att be om hjälp av externa experter”, förklarar Tiina.

En annan anledning var att de vill få tillgång till insikterna från en extern sparringpartner.
”Eftersom Gapps också själva arbetar med OKR-systemet kunde de vägleda oss och vi kunde utbyta idéer kring hur en OKR-process skulle kunna se ut.”

Helst ska flytten av en viktig ledningsprocess från ett verktyg till ett annat ske på ett kontrollerat sätt med hjälp av en kunnig partner. Det är en bra idé att utnyttja partnerns expertis, åtminstone i en rådgivande roll, för att kunna fastställa vilken som är bästa möjliga process i det nya systemet.

Hela projektet kan också anförtros till partnern, vilket Sharper Shape gjorde. I så fall tar partnern ansvar för att identifiera den befintliga processen och eventuella utvecklingsområden, bygga den nya processen på det tekniska planet och sedan utbilda användarna i nya arbetssätt.

Båda dessa strategier kan fungera bra. I slutändan avgör organisationens resurser och expertis vilken metod som är bäst.

Resultatet: en transparent och användarvänlig OKR-process som stöttar hela verksamheten

Sharper Shapes OKR-process har nu varit i drift på monday.com i några månader. Projektet slutfördes till och med något före tidsplanen.

Den största fördelen har varit att det har blivit mycket lättare att implementera OKR över hela företaget. Personer med egna OKR kan enkelt fylla i och uppdatera sina framsteg i systemet. Också medarbetare som aldrig hade använt monday.com klarade att uppdatera sin status i programmet efter bara några minuter. Teamen har använt färdiga mallar för att skapa teamspecifika OKR och koppla dem till företagets mål.

“Samarbetet med Gapps har fungerat perfekt. Jag är verkligen nöjd.”

Tiina Hynninen, Chief of Staff, Sharper Shape

Aktiv kommunikation nyckeln till framgång

För att ett projekt ska lyckas är den viktigaste faktorn proaktiv och öppen kommunikation. Därför var det avgörande med veckomöten och en ständigt öppen kommunikationslinje mellan oss och Sharper Shape.

”Jag gillade det faktum att vi hade regelbundna möten och upprättade ett forum för kommunikation. Vi kunde få omedelbara svar på våra frågor. Projektframstegen analyserades regelbundet och vi visste att vi var hade samma syn på arbetet som Gapps och strävade mot samma mål”, säger Tiina och sammanfattar på så vis den framgångsrika kommunikationen under projektet.

Naturligtvis spelar även experternas kunskaper en viktig roll för slutresultatet.

”Det var mycket fördelaktigt att ha tillgång till experter från Gapps som visste vad de gjorde, var samarbetsvilliga, engagerade och dessutom trevliga!”

Sharper Shape

Sharper Shape är en leverantör av automatiserade drönar- och helikopterbaserade inspektionstjänster för elnät med internationell närvaro. Sharper Shapes kärnexpertis ligger inom sensorsystem och programvarulösningar som utvecklas för automatisering av inspektioner. Dessa lösningar möjliggör säkra, snabba och kostnadseffektiva inspektioner av kraftledningar som tidigare utfördes manuellt och kostade mycket pengar. 

Genom att skapa en digital tvilling av kraftledningsnätet som kallas Living Digital Twin gör Sharper Shape-tekniken det möjligt att effektivt identifiera och prioritera nätunderhållsuppgifter och planera vegetationsförvaltningen runt nätet. Inom tillståndsbedömningstjänster för energisektorn ligger företaget i den absoluta framkanten – inget annat företag erbjuder både datainsamling och bearbetning i samma omfattning.