Case Haminan kaupunki: Julkishallinnon suunnannäyttäjänä Google Workspacen mahdollisuuksista
Haminan kaupunki halusi toimivan ja kustannustehokkaan ratkaisun kaupungin työntekijöiden tarpeisiin ja jouhevaan työskentelyyn.
Haminan kaupungilla työskentelee yhteensä n. 1000 työntekijää. Laitteet, lisenssit ja työskentelytavat olivat vanhentuneita ja raskaita, eivätkä enää palvelleet työntekijöiden tarpeita eivätkä tukeneet liikkuvaa työtä. Ylläpito oli raskasta ja kallista. Haminan kaupunki etsi Google-kumppania ja löysi Googlen Premier Partner-statuksen omaavan Gappsin, joka valikoitui nopeasti yhteistyökumppaniksi migraatioprojektiin. Kaupunki päätti ottaa rohkean askeleen ja siirtyä Google Workspacen moderniin työympäristöön, jossa asiat tehdään käyttäjälähtöisesti ja rohkeasti uudella tavalla. Samalla on saavuttu mitattavia säästöjä ja parannettu tietoturvaa merkittävästi.
"Suurin haaste muutokselle on organisaation rakenteissa ja prosesseissa, ei teknologiassa."- IT Manager, Niko Palmu, Haminan kaupunki
Yhteistyö lyhyesti
| Lähtötilanne | Menestyksen avaimet | Lopputulos |
| Haminan kaupunki halusi tehdä työskentelystä jouhevaa ja kustannustehokasta ja siirtyi käyttämään Google Workspace -palvelua Gappsin avulla. |
Gapps auttoi migraatio-projektissa Google Workspaceen ja myöhemmin Google-story projekti käynnistettiin tukemaan henkilöstöä Googlen työvälineiden käytössä ja uusien sujuvampien työtyötapojen omaksumisessa. |
Tietoturvallinen Google Workspace mahdollistaa joustavan, toimivan ja kustannustehokkaan tavan toimia kaupungin työntekijöille, ja kommunikointiin kuntalaisten kanssa. Raskasta ylläpitoa ei enää tarvita. |
Gapps herätti Haminan muutokseen
Haminan kaupunki halusi päivittää työkalunsa käyttäjälähtöisesti, vastaamaan paremmin kaupungin työntekijöiden tarpeita ja samalla parantaen tietoturvaa ja saavuttamaan säästöjä. Microsoftin Office-ympäristö asettaa päätelaitteille vaatimuksia ja paikallisesti toimivat ohjelmistot lisäsivät it-tukipyyntöjen määrää. Näin ollen totuttu tapa ei enää palvellut kaupungin tarpeita. Samalla myös kustannukset painoivat julkisektorin kupissa paljon kevyempiin pilviohjelmiin siirryttäessä.
Gapps auttoi Haminan kaupunkia siirtymään vuosina 2020 - 2021 käyttämään Google Workspace -palvelua. Vuonna 2021 tehtiin suuri muutos työkaluissa ja MS Officesta siirryttiin Google Workspaceen. Lisäksi Sharepointista irtauduttiin ja siirryttiin Happeon alustalle, Gappsin tukiessa muutosprosessissa ja viestinnässä.
Työkalusiirtymän jälkeen uusien työvälineiden omaksumisessa oli kuitenkin suurta vaihtelua ja kaupungilla oli käytössä myös paljon muita sekalaisia työkaluja. Lisäksi myös toimintatavoissa tunnistettiin suuria eroja eri osastojen ja tiimien välillä.
Haminan IT Manager, Niko Palmu, huomasi migraation jääneen kaupungin päässä välitilaan astellessaan taloon vuonna 2022. Näin uudet keskustelut Gappsin kanssa aloitettiin 2022-23, ja samalla tehtiin mittavaa kartoitusta ja kehitystyötä kaupungin tietohallinnossa.
“Gapps herätteli koko organisaation ajattelemaan miten tehdä asiat fiksummin. Meillä on ratkaisun avaimet käytössä mutta kukaan ei niitä käyttänyt.” IT Manager, Niko Palmu, Haminan kaupunki
Vuoden 2022 yhteistyöprojektin tavoitteena oli kartoittaa ja tunnistaa henkilöstön haasteet Googlen työvälineiden kanssa ja vauhdittaa siirtymistä uuteen malliin. Lisäksi tavoitteena oli helpottaa ja nopeuttaa Chrome-laitteiden käyttöönottoa. Yleiseen suhtautumiseen ja toimintatapoihin toivottiin muutosta henkilöstöä kohtaamalla ja tarjoamalla kohdistettua tukea muutoksessa, kun yli 1000 henkilöstön laitteet ja järjestelmät vaihtuivat.
Kaupunkina siirtyminen puhtaasti pilvimalliin koettiin kuitenkin haasteena, sillä kuntakentällä ei ole valmiita esimerkkejä tällaisesta laajasta migraatiosta Googleen. Siksi Gapps oli vahvasti tukena teknisissä kysymyksissä ja mukana useammassa työpajassa kaupungin kanssa, jossa purettiin vanhojen järjestelmien ja laitteiden linkityksiä toimialakohtaisesti. Sukelsimme yhdessä ydinprosesseihin, ja loimme innostusta moderniin tapaan tehdä asioita. Google-story projekti käynnistettiin tukemaan henkilöstöä Googlen työvälineiden käytössä ja uusien sujuvampien työtyötapojen omaksumisessa.
Käyttäjälähtöinen Google Workspace tuo mukanaan mittavia säästöjä
Chromebookin hyödyt huomattiin ylläpidollisesti heti. Sen käytön lisäys toi paljon rauhaa ylläpitoon ja työskentelyyn myös rajapinnassa. Kouluissa oli jo ennen siirtymää käytössä yli 3000 Chromebookia ja sieltä tunnistettiin, että laitteiden ylläpito IT:n toimesta sujui kuin itsestään. Osa työntekijöistä käytti Chromebookia ja Windowsia rinta rinnan ja siirtyivät lopulta käyttämään Chromebookia. Varhaiskasvatuksen rooli oli myös merkittävä, heidän uudistaessa koko palvelujärjestelmän Googlen palveluihin. Työnteko helpottui kaikilla toimialoilla Googlen käyttäjäystävällisyyden vuoksi.
“Azuren ammattilaisena muutos vaati myös itseltäni avarakatseisuutta, mutta nyt en vaihtaisi takaisin vanhaan. Yhteistyöprojektit sujuvat ja työstä on tullut jouhevaa, rahallisen puolen näkyessä siinä sivussa yhä voimakkaammin.” kertoo Palmu.
Chromebookin huomattiin tekevän kaiken, mitä kuntana tarvitaan ja ylläpidollinen työ ja tikettien määrä väheni rutkasti. Myös teknisen tuen määrä on vähentynyt. Gapps on yhä Haminan tukena, mutta Googleen siirtymä on auttanut kaupunkia vähentämään huomattavasti admin-työtä sekä ulkoisten toimijoiden tarvetta.
Yhteistyöskentelyn malli on uudistunut, kun Googlen tarjoamat helppokäyttöiset työkalut ovat mahdollistaneet modernit ja jouhevat prosessit. Yksi esimerkki perustyökaluista on Google Forms, jota käytetään paljon, jopa kuntalaisen suuntaan. Myös Chromen sisäänrakennettu etäyhteys on todella suuri etu, jonka mahdollisuuksista Gapps meidät herätti.” Palmu kertoo.
Myös ulkoisen rajapinnan pienentäminen, kriiseihin varautuminen, ja tietoturva kokonaisuudessaan on parantunut merkittävästi, kun päälaitteesta on siirrytty GWS:n ytimeen. Hyökkäysrajapinnan tarkistuksissa on saatu erinomaiset pisteet ja laitehallinta on nyt yhtenäinen.
Kaiken kaikkiaan yhteistyön työskentelyn malli on parantunut ja kustannukset ovat pienentyneet merkittävästi. Olemme tähän mennessä saavuttaneet 43% kokonaiskustannussäästöt IT-kustannuksissa 2 vuodessa“ Palmu kertoo.
“Peräänkuulutan rohkeutta julkishallinnon kentällä ja kollegoille. Tekniikasta se muutos ei ole kiinni.” Palmu summaa kokemuksensa migraatioprojektista.
Esittelyssä Haminan kaupunki
Haminan kaupunkistrategian kuvauksen mukaan maailmanluokan pikkukaupunki Hamina on satama hyvälle elämälle ja yrittämiselle. Kaupungin arvot ovat tulevaisuuslähtöisyys, asiakas- ja yrityslähtöisyys sekä rohkeus. Haminan palvelulupauksena on: edistämme asukkaiden hyvinvointia ja turvallisuutta sekä yhteisöjen ja yritysten toimintaedellytyksiä. Kuuntelemme kaupunkilaisia, viestimme avoimesti ja lisäämme avointa päätöksentekoa. Tuemme asukkaiden aktiivista tekemistä, kehitämme asukkaiden
lähipalveluita ja edistämme kestävää kehitystä.
