Case Fredrikshamn: Den offentliga förvaltningens vägvisare för möjligheterna med Google Workspace
Fredrikshamns stad sökte en effektiv och förmånlig lösning för att bättre tillgodose behoven hos stadens anställda och göra arbetet så smidigt som möjligt.
Fredrikshamns stad har totalt omkring 1000 anställda. Utrustning, licenser och arbetsmetoder var föråldrade och svårhanterliga. De var inte längre optimala för de anställdas behov och stödde varken distans- eller mobilt arbete. Underhållet av dem var dessutom tungt och dyrt. Staden tog därför det modiga beslutet att söka sig till Google Workspace-miljön och hittade snart en samarbetspartner i Gapps, som har Google Premier-status. I Google Workspace görs arbetet nu på ett användarvänligt och innovativt sätt, samtidigt som betydande besparingar har uppnåtts under processens gång och datasäkerheten har förbättrats betydligt.
"Den största utmaningen med den här förnyelsen ligger i organisationsstrukturer och processer, inte i teknologin." – IT-chef, Niko Palmu, Fredrikshamn
Samarbetet i korthet
| Utgångsläge | Framgångsfaktorer | Resultat |
| Fredrikshamns stad ville göra arbetet smidigare och mer kostnadseffektivt. Med Gapps hjälp övergick de därför till att använda Google Workspace. |
Gapps hjälpte staden att navigera in i Google Workspace-miljön. Senare påbörjades även Google Story-projektet för att stödja personalen i användningen av Googles verktyg och i att anamma nya, smidigare arbetsmetoder. |
Google Workspace erbjuder en säker användning och möjliggör en flexibel, produktiv och kostnadseffektiv arbetsmetod för stadens anställda. Verktyget underlättar också kommunikationen med stadens invånare. Tungt underhåll är inte längre nödvändigt. |
Gapps inspirerade Fredrikshamns förändring
Fredrikshamns stad ville uppdatera sina verktyg för att bättre möta sina anställdas behov, samtidigt som säkerheten förbättrades och kostnadsbesparingar uppnåddes. Microsofts Office-miljö ställer krav på enheterna, och lokalt fungerande program ökade antalet IT-supportförfrågningar. Därför motsvarade det tidigare tillvägagångssättet inte längre stadens behov. Kostnaderna inom den offentliga sektorn spelade också en stor roll då man bytte till lättare molnplattformar.
Gapps hjälpte Fredrikshamns stad att övergå till användningen av Google Workspace under åren 2020–2021. År 2021 genomfördes en stor förändring av verktygen när staden gick från MS Office till Google Workspace. Dessutom lämnade man Sharepoint och gick över till plattformen Happeo, med Gapps som stöd i förändringsprocessen och kommunikationen.
Efter överföringen av verktygen fanns det ändå betydande variationer i hanteringen av dem, och staden använde också många andra olika verktyg. Därtill identifierades stora skillnader i praxis mellan olika avdelningar och team.
När Fredrikshamns IT-chef, Niko Palmu, anställdes år 2022 märkte han att förflyttningen till Google Workspace hade stannat upp. Det här ledde till nya diskussioner med Gapps åren 2022–2023, som följdes av omfattande kartläggning och utvecklingsarbete inom stadens IT-ledning.
"Gapps gav hela organisationen en tankeställare om hur man kan göra saker smartare. Vi hade lösningarna till hands, men ingen använde dem." – IT-chef Niko Palmu, Fredrikshamns stad.
Målet med samarbetsprojektet år 2022 var att kartlägga och identifiera personalens utmaningar med Googles verktyg samt att påskynda övergången till den nya modellen. Ytterligare ett mål var att underlätta och påskynda integreringen av Chrome-enheter. Från stadens sida strävade man efter en förändring i den allmänna attityden och arbetssätten. Det här gjordes genom att engagera personalen och erbjuda fokuserat stöd under övergången till Googles verktyg till de över 1000 anställda vars enheter och system byttes ut.
Stadens övergång till en ren molnmodell sågs ändå som en utmaning, eftersom det inte fanns några tidigare exempel på en sådan omfattande förflyttning till Google inom den kommunala sektorn. Därför erbjöd Gapps ett starkt stöd i tekniska frågor och deltog i flera workshoppar med staden, där gamla system- och enhetskopplingar demonterades en sektor i taget. Tillsammans fördjupade vi oss i kärnprocesserna och skapade entusiasm för ett modernt sätt att göra saker på. Google Story-projektet startades för att stödja personalen i användningen av Googles verktyg och att anamma nya, smidigare arbetsmetoder.
Ett användarcentrerat Google Workspace medför betydande kostnadsbesparingar
De administrativa fördelarna med Chromebook märktes omedelbart. Den ökade användningen av verktyget medförde ett mycket lugnare underhåll och arbete, särskilt vid gränssnittet. I Fredrikshamns skolor hade man redan innan övergången 3000 Chromebooks i användning, och det konstaterades att IT-underhållet av enheterna fungerade smidigt. En del av personalen använde Chromebook och Windows parallellt, men övergick så småningom till att bara använda Chromebook. Förskoleundervisningen spelade också en betydande roll, eftersom de uppdaterade hela sin tjänstestruktur till Googles tjänster. Arbetet underlättades inom alla sektorer tack vare Googles användarvänlighet.
"Som Azure-kunnig krävde förändringen också öppenhet från min sida, men nu skulle jag inte vilja gå tillbaka till det gamla systemet längre. Samarbetsprojekt flyter på enkelt och arbetet har blivit smidigare, samtidigt som de ekonomiska fördelarna blir allt tydligare," förklarar Palmu.
Man märkte att Chromebook klarade av allt som staden behövde, medan administrativt arbete och mängden ärenden minskade avsevärt. Även den tekniska supportens arbetsbörda sjönk kraftigt. Gapps finns fortfarande som stöd för Fredrikshamn, men övergången till Google har hjälpt staden att minska det administrativa arbetet och behovet av externa aktörer.
"Samarbetsmodellen har förnyats när Googles användarvänliga verktyg har möjliggjort moderna och smidiga processer. Google Forms är ett exempel på grundläggande verktyg som används mycket, även gentemot invånarna. Den inbyggda fjärranslutningen i Chrome är också en enorm fördel, något som vi insåg med hjälp av Gapps," säger Palmu.
Ett minskat externt gränssnitt, beredskap inför kriser och övergripande digital säkerhet har också förbättrats betydligt när man har övergått från terminalen till GWS-kärnan. Man har fått utmärkta betyg i säkerhetstester mot externa angrepp, och enhetshanteringen är nu enhetlig.
Sammanfattningsvis har arbetsmodellen för samarbete förbättrats och kostnaderna har minskat avsevärt. Hittills har vi uppnått kostnadsbesparingar på totalt 43 % inom IT-sektorn under de senaste två åren," berättar Palmu.
"Jag uppmuntrar kollegor inom den offentliga förvaltningen till att vara modiga när det handlar om förnyelse. Teknologi är inte ett hinder för förändring," summerar Palmu sin erfarenhet av överföringsprojektet.
Vi presenterar staden Fredrikshamn
En småstad i världsklass: Enligt Haminan stads strategi är Hamina en småstad i världsklass som fungerar som en hamn för ett gott liv och företagande. Stadens värderingar är framtidstro, kund- och företagsfokus samt mod. Haminas serviceutlåtande är: vi främjar invånarnas välbefinnande och säkerhet samt förutsättningarna för föreningar och företag att verka; vi lyssnar på invånarna, kommunicerar öppet och ökar öppenheten i beslutsfattandet, och vi stöder invånarnas aktiva deltagande, utvecklar lokala tjänster och främjar hållbar utveckling.
