Näin Sharper Shapelle rakennettiin läpinäkyvä OKR-prosessi monday.comiin

Yhteistyö lyhyesti

Lähtötilanne: OKR-malli on vain johdon työkalu

OKR-mallissa yrityksen strategia palastellaan yhteisiksi tavoitteiksi, avaintuloksiksi ja tehtäviksi, jotka voidaan viedä tiimi- ja yksilötasolle saakka. Sharper Shapella OKR-prosessi ja sen seurantaan ja raportointiin käytettävä ohjelma uudistui siten, ettei sitä enää voinut käyttää heidän toivomalla tavalla. Lisäksi prosessista oli muodostunut vain johdon työkalu, koska ainoastaan heillä oli pääsy järjestelmään. Kaikki, joille OKR-malli on tuttu, tietävät, että läpinäkyvyys vie “ookooärriä” jouhevammin eteenpäin. Oli siis aika löytää OKR-prosessille uusi koti.

Sharpershapelaisilta tuli toive, että OKR:t siirrettäisiin monday.comiin, koska ohjelmaa käytettiin sisäisesti jo moniin muihin prosesseihin. Tutun ohjelman käyttö myös OKR:ien suhteen lisäisi läpinäkyvyyttä yrityksessä.

Tavoitteena entistä parempi OKR-prosessi

Ohjelman vaihto toiseen mahdollisti myös OKR-prosessin kehittämisen. Sharper Shapella oli visio siitä, millainen OKR-prosessi parhaimmillaan olisi. Gappsin asiantuntijat pukivat tämän vision kehityssuunnitelman muotoon.

“Oli hienoa, että Gapps kuuli tarpeitamme ja toiveitamme ja rakensivat niiden pohjalta toteutuskelpoisen suunnitelman siitä, miten OKR -prosessi luodaan monday.comiin. Aito asiakkaan kuunteleminen on hyvän toimittajan arvo”, kertoo Sharper Shapen Chief of Staff Tiina Hynninen.  “Löysimme Gappsin kanssa yhteisen sävelen todella nopeasti. Jo ensimmäisissä keskusteluissa heidän kanssaan tulimme kuulluiksi ja yhteinen ymmärrys rakentui nopeasti. Meidän aikataulumme oli tiukka ja Gapps pystyi vastaamaan siihen todella nopeasti”, Tiina kuvailee projektin starttia. 

Näin Tiinaa komppaa Sami Lehtonen, Sharper Shapen Senior Product Manager:

“Gappsilla oli halua ja intoa löytää ratkaisu siihen, miten OKR-prosessi kannattaisi mondayhin rakentaa. Löysimme nopeasti yhteisymmärryksen sisällöstä ja siitä, miten projekti etenisi.” 

OKR-prosessi rakentui monday.comiin pala palalta

Aloitimme projektin tarkastelemalla Sharper Shapen nykyisiä toimintatapoja, miten OKR-prosessi oli rakennettu sekä keskustelemalla heidän tarpeistaan ja toiveistaan OKR-prosessin suhteen. Halusimme erityisesti tietää, mitä he haluaisivat olemassa olevasta prosessista kehittää parempaan suuntaan. 

Taustatyön jälkeen alkoi tekninen toteutus. Aivan projektin alussa muutimme vielä hieman alkuperäistä suuntaa, koska Sharper Shape tarkensi tarpeitaan.

“Suunnanmuutos onnistui Gappsilta nopeasti ja ketterästi. Tämä kertoo siitä, että Gappsin puolella projekti oli hyvin resursoitu.” 

Rakensimme prosessia pala palalta ja näytimme aina osien edistyessä Sharper Shapelle, miltä OKR:t visuaalisesti monday.comissa näyttävät ja miten niitä siellä käytetään. Jokaiseen vaiheeseen kuului olennaisesti myös palautteen käsittely.

“Pääsääntöisesti saimme aina mitä halusimme ja pääsimme siten jouhevasti projektissa eteenpäin”, Tiina kertoo.

Prosessin aikana pidimme säännöllisiä viikkopalavereja, joissa käsiteltiin mitä on tehty ja mitä tehdään seuraavalla viikolla. Palaverien välissä olimme myös aktiivisesti yhteydessä puolin ja toisin aina tarpeen mukaan. 

Projekti kesti noin kuukauden ja lopputuloksena on kaikille läpinäkyvä OKR-prosessi. Itse prosessi ei muuttunut kahden järjestelmän välillä, mutta se, miten prosessia mondayssa käytetään ja seurataan muuttui. Monday.com toimii erilaisella logiikalla kuin aiemmin käytössä ollut järjestelmä, joten käyttöönotto vain vaati hieman totuttelua. 

Miksi valittiin monday.com?

Sharper Shape oli käyttänyt monday.comia pari vuotta moniin eri tarkoituksiin, muun muassa: digitaalisen tuotannon hallintaan, projektinhallintaan ja toimituksiin. Näin monday.com oli integroitunut mukaan moniin eri Sharper Shapen prosesseihin. Osittain juuri tästä syystä tuntui luontevalta, että myös OKR-prosessi asuisi siellä.

Läpinäkyvyyden parantaminen oli toinen syy. OKR:t haluttiin näkyviksi kaikille ja tiimeille haluttiin mahdollistaa niiden linkittäminen, referoiminen ja kopioiminen omiksi tavoitteikseen.

“Monday mahdollistaa paljon. Olisi vaikea ajatella enää, että hallitsisimme prosesseja ilman sitä. Mondayn hyvä ominaisuus on se, että se muovautuu muuttuviin tilanteisiin”, Sami kuvailee.

Ei tule varmaan yllätyksenä, että olemme täällä Gappsillä samaa mieltä. 

“Monday.com sopii hyvin erilaisten prosessien hallintaan, olivatpa ne miten perinteisiä tai monimutkaisia tahansa. Erityisesti OKR-prosessille monday on luonteva työkalu. Läpinäkyvyyden lisäksi se mahdollistaa paremman viestinnän, kun keskustelua voi käydä yksittäisen tavoitteen alla”, kertoo Gappsiltä Project Manager Krista Nykänen.

Rakenna itse vai käytä kumppania?

Monday.comin voi hyvin ottaa itsenäisesti käyttöön ja rakentaa sinne haluamiaan toiminnallisuuksia. Itse rakentamista tukee se, että organisaatiossa joku tuntee ohjelman ja toimii pääkäyttäjänä.

Uuden liiketoimintaprosessin rakentaminen tuttuun ohjelmaan on kuitenkin aikaa vievää ja asiantuntemusta vaativaa tekemistä. Lopputuloksen kannalta on hyödyllistä käyttää kumppania, joka osaa nähdä itselle totutun käytön ulkopuolelle ja rakentaa parhaan mahdollisen prosessin.

Projekti Sharper Shapen kanssa kesti noin kuukauden, josta teknistä rakentamista oli pari viikkoa. Harvalla sisäisellä pääkäyttäjällä tai ohjelmiston asiantuntijalla on mahdollisuus käyttää paria viikkoa työaikaa muiden töiden ohella kehitystyöhön yhtä joustavasti.

Rajalliset resurssit olivatkin Sharper Shapelle tärkein syy nojata ulkopuolisen kumppanin osaamiseen.

“Oma kapasiteetti tuli vastaan. Meillä oli valtavan tiukka aikataulu vaihdoksen suhteen ja paljon muita projekteja siinä rinnalla. Ei vaan voitu irrottaa ketään tekemään projektia itse. Oli selkeämpää ottaa asiantuntijat ulkopuolelta”, Tiina kertoo.

Toinen syy oli saada näkemyksiä ulkopuoliselta sparrikaverilta. 

“Koska Gappsillä itselläänkin on OKR:t käytössä, pystyivät he sparraamaan ja vaihtamaan kanssamme ajatuksia siitä, miltä meidän OKR-prosessimme näyttää.”

Parhaimmillaan tärkeän johtamisprosessin muuttaminen työkalusta toiseen tehdään hallitusti kumppanin kanssa. Kumppanin asiantuntemusta on hyvä hyödyntää vähintäänkin konsultatiivisessa roolissa, eli siinä, miten prosessi parhaiten rakentuu toisessa järjestelmässä. 

Koko projektin voi myös antaa kumppanin ohjattavaksi, kuten Sharper Shape teki. Tällöin kumppani vastaa olemassa olevan prosessin ja kehitysalueiden tunnistamisesta, uuden prosessin teknisestä rakentamisesta sekä käyttäjien kouluttamisesta uudenlaiseen tapaan toimia. 

Molemmat mallit voivat toimia hyvin. Kaikki riippuu lopulta omista resursseista ja osaamisesta.

Lopputulos: kaikille avoin ja helppokäyttöinen OKR-prosessi, joka tukee liiketoimintaa

Sharper Shapen OKR-prosessi on nyt ollut käytössä monday.comissa pari kuukautta. Projekti saatiin valmiiksi jopa hiukan etuajassa.

Suurin hyöty on ollut se, että OKR:ien jalkauttaminen on helpottunut huomattavasti. Ihmiset, jotka omistavat OKR:iä saavat itse helposti täytettyä ja päivitettyä edistymisen järjestelmään. Jopa sellaiset työntekijät, jotka eivät olleet koskaan monday.comia käyttäneet pystyivät muutamassa minuutissa päivittämään omat statuksensa ohjelmaan. Tiimeissä on hyödynnetty valmiita pohjia tiimikohtaisten OKR:ien asettamiseen sekä niiden linkittämiseen yrityksen tavoitteisiin.

“Gappsin kanssa työskentely on ollut täyden kympin palvelu. Olen ollut tosi tyytyväinen.”

Tiina Hynninen, Chief of Staff, Sharper Shape

Aktiivinen viestintä on avain menestykseen

Projektien onnistumisen kannalta yksittäinen tärkein tehtävä on proaktiivinen ja avoin viestintä. Siksi viikottaiset yhteiset palaverit ja avoin yhteydenpito meidän ja Sharper Shapen välillä oli tärkeää. 

“Tykkäsin siitä, että loimme säännölliset palaverit ja foorumin viestintään. Saimme välittömästi vastaukset kysymyksiin. Etenemistä seurattiin säännöllisesti ja tiesimme, että olemme Gappsin kanssa edelleen samalla sivulla kulkemassa kohti tavoitteita”, Tiina summaa onnistuneen viestinnän projektin aikana.  

Totta kai myös asiantuntijoiden osaaminen vaikuttaa lopputulokseen.

“Oli hyvin ilahduttavaa saada Gappsiltä asiantuntijat, ketkä tiesivät mitä he tekivät, olivat yhteistyöhalukkaita, kyvykkäitä ja mukaviakin vielä!”

Esittelyssä Sharper Shape

Sharper Shape on kansainvälisesti toimiva automatisoitujen drone- ja helikopteripohjaisten sähköverkkojen tarkastuspalveluiden toimittaja. Sharper Shapen ydinosaamista ovat tarkastusten automatisointiin kehitetyt sensorijärjestelmät- ja ohjelmistoratkaisut, joiden avulla aiemmin ihmisvoimin tehdyt kalliit voimalinjatarkastukset voidaan tehdä turvallisesti, nopeasti ja kustannustehokkaasti luomalla voimalinjaverkosta digitaalinen kaksonen Living Digital Twin.

Sharper COREn AI algoritmien avulla pystytään tunnistamaan ja priorisoimaan verkon ylläpitotyöt, sekä suunnittelemaan verkkoa ympäröivän kasvillisuuden poisto. Energia-alalle suunnatuissa kuntokartoituspalveluissa yritys edustaa ehdotonta maailman kärkeä, sillä muut eivät tarjoa sekä datan keräämistä että sen prosessointia samassa mittakaavassa.